如果给录入身份证加个提醒功能，出错的机会就少多了。 身份证号码在Excel数据信息里随处可见。录入过程中稍不留意，出错难免，而且处理不好会给后面利用的信息带来不少麻烦。比如目前打印的学生毕业证、职业资格证、合格证等证件或者其他情况都要求有身份证号码，一旦录入身份证号码出错，给办证及后面的工作带来的后果可想而知。如果能在Excel表格中录入身份证号码的时候多一个提醒功能，做到录入时及时发现错误并及时更正，相信出错的机会就少之又少了。
利用Excel公式对身份证号码的录入进行准确性检验，可确保身份证号录入的准确性。它可以检验出15位或18位的身份证号码录入时是否是15位或18位，而且18位身份证号码（目前绝大多数为二代身份证了，即都是18位号），其最后一位是检验码，它是根据身份证号码前17位数字依照规则计算出来的，其值0～9或X。一般情况下只要有一位数字录入错误，依照规则计算后就会与第18位数字不符。当然不排除按错误号码计算后恰好与检验码相符的情况，但这种情况出现的可能性较低。
利用下面介绍的设置功能，录入身份证号码时除了可以检测出录入位数的对错外，同时还可以检验18位的身份证号码是否合法，及时在录入时提醒录入者，大大提高身份证号码录入的准确率。
方法一：自动弹出提示信息
这种方法是利用Excel数据有效性设置自动弹出提示框提醒。
在录入身份证号码前，一般先设置要录入身份证号码的所在列为“文本”格式，否则在Excel单元格中输入的数字位数超过11位后，会变成科学计数的形式，即身份证号码不能正常显示（“文本”格式的设置方法这里不细说）。本文要录入身份证号码的所在列为C列，那么要设置录入身份证号码的所在列（C列）的有效性，让其能在录入身份证号码不正确的时候及时提醒。
第1步：选定“C列”列头，选菜单“数据→有效性”（图1）。
第2步：当打开“数据有效性”对话框后，选择“设置”选项卡的“允许”为“自定义”。公式引用的位置，把下面的公式输入进去（图2）：
=OR(LEN(C1)=15,IF(LEN(C1)=18,MID("10X98765432",MOD(SUM(MID(C1,ROW(INDIRECT("1:17")),1)*2^(18-ROW(INDIRECT("1:17")))),11)+1,1)=RIGHT(C1)))
第3步：公式输入完后，选择“出错警告”选项卡的“样式”为“信息”。“标题”下面的内容输入提醒文字如“注意！”。“出错信息”下面的内容输入“请您再次确认，您录入的身份证号码是否准确！”等文字，最后点“确定”（图3），数据有效性设置就完成了。这时录入身份证号码完成后如果号码出错，马上就会自动弹出提醒对话框，提醒录入人员重新核对，避免了身份证号码出错了还不知道。
方法二：设置辅助列进行提示
这种方法是在身份证号码所在列旁增加一列用于设置文字提醒。
如在D列设置，D1单元格输入“身份证号码对错”作表头，在D2单元格输入下面的公式：
=IF(IF(LEN(C2)=18,MID("10X98765432",MOD(SUMPRODUCT(MID(C2,ROW(INDIRECT("1:17")),1)*2^(18-ROW(INDIRECT("1:17")))),11)+1,1)=RIGHT(C2),IF(LEN(C2)=15,ISNUMBER(--TEXT(19&MID(C2,7,6),"#-00-00")))),"正确","错误")
输入完后按回车，然后向下填充该公式即可。这样如果身份证号码录入对了，其对应的右边D列显示“正确”，不对了显示“错误”。
为了使“错误”显示得更显眼，还可以在D2单元格输入公式后，先设置一下D2单元格“条件格式”，再向下填充该公式。通过单元格“条件格式”，让显示“错误”的时候，字体变成红色同时加上底纹颜色，以便更好地区别出来。设置方法（步骤）：
在D2单元格输入完上面的公式后，选中D2单元格，选择菜单“格式”，选择“条件格式”选项，“条件1”选择“单元格数值”，选择“等于”，接着在后面框中输入“="错误"”。
选择“格式”按钮，选择“字体”选项卡，颜色选择“红色”，再选择“图案”选项卡，在“单元格底纹”下选择一种底纹颜色“灰色”，点击“确定”按钮返回，再点击“条件格式”对话框上的“确定”按钮完成设置（图4）。
再用D2单元格向下填充其公式，就会连同设置的“条件格式”一起向下填充了。当录入的身份证号码出错时，其对应的D列上所在的单元格会显示出红色字体的“错误”两个字及该单元格被加上“灰色”底纹的效果，当身份证号错误时，显示得更显眼（图5）。
当全部身份证号码录入完后，如果D列不想要了，可以隐藏它或者直接删除。
以上两种方法的设置，都可以在录入身份证号码出错时，马上提醒录入人员重新核对身份证号码，避免身份证号录入错误了还不知道。这两种方法可以单独使用，也可以一起使用，至于使用哪种方法，可以根据自己的需要和习惯来定。第二种方法也可以用在身份证号码都录入完以后对所有身份证号码的检查。