1980年10月21日—25日，为了促进地方史志研究和地方志编纂工作，遵照胡乔木同志在中国史学会代表大会上的讲话精神，中国社会科学院历史研究所和中国史学会委托天津社会科学院历史研究所筹办的中国地方史研究筹备会议在天津召开。这是新中国建立后召开的第一次商讨研究地方史和编纂地方志问题的会议。出席会议的有北京、天津、上海、山西、吉林、辽宁、山东、江苏、福建、河南、湖北、湖南、广东、陕西、宁夏、四川等十六个省、市、自治区和武汉市的地方史志工作者、专家、领导共45人。与会人员倡议：在中央和省市自治区以至县级政府机关中设置地方志编纂委员会、在全国一些高等院校历史系开设“方志学选修课”等。1981年2月，中国地方史志协会筹备小组会议在山西举行，8个省市自治区的代表16人参加，会上积极倡导用新的观点、新的方法、新的资料编纂新的地方志，是刻不容缓的大事。当全国已有近20个省、市、自治区建立了地方志机构启动首届修志的时候，哈尔滨市还是空白点。
一、筹备
中国地方史志协会筹备会议召开不久，市委宣传部理论教育处处长薛连举为了筹建市社科所去外地考察。在武汉、长沙两地考察期间，接触到了武汉地方志办公室主任陆天虹和在长沙修志的邓小平的弟弟。陆天虹全面介绍了修志工作的重要性和各地修志工作的开展情况。薛连举回来后向市委书记姚学融做了汇报，提出在哈市修志的想法和将修志机构设在权利部门的必要性。姚书记责成薛连举负责筹备事宜。
1981年3月27日，薛连举在致姚学融书记的第一封信中拟定了《哈尔滨志》编纂委员会筹备会第一次会议的参加人员、会议内容等。其中参加人员涉及市委书记姚学融、市委秘书长高福凯、市政府副市长冯毅和副秘书长张鲤、市人大副秘书长徐晶宇、市政协秘书长刘福瑞、市委组织部副部长冯宇田、市委宣传部副部长王桂芝、市档案局副局长纪文庆和市社会科学院研究所的薛连举、关成和。会议的内容1、王桂芝、薛连举介绍外地编纂地方史志情况。2、研究建立《哈尔滨志》编纂机构及任务。首先建立由市长王化成任主任委员，市委书记姚学融、市委秘书长高福凯、市政府副市长冯毅和副秘书长张鲤、市人大副秘书长徐晶宇、市政协秘书长刘福瑞任副主任委员，参加编修分志的各部、办、委、局的部长、主任、局长和工会、共青团、妇联及社会科学研究所负责同志任委员的编纂委员会。其次，建立编纂委员会办公室，为市政府办公室下的常设处级机构，编制十名，要求配备具有历史知识和文字能力、事业心强、身体健康的干部承担这一任务。特别是办公室主任，要选择较强的干部担任。明确办公地址最好设在市政府、市政协、市人大办公楼内。第三，编委会和办公室的任务是：力争在1985年前编写完成《哈尔滨志》。81、82年先编修好分志。编委会主要任务是研究确定和掌握编纂《哈尔滨志》的大政方针、解决编纂进程中的重大问题。办公室的任务是抓好编纂《哈尔滨志》的具体工作：根据编纂委员会的决定，制定编写规划，组织培训力量、组织交流编写地方志的经验、解决编写中的具体问题、指导各分志的编写工作、定期向编委会呈报编写情况和问题。第四，经费问题：由于是新立机构，需要开办费，加上购买图书资料、搜集资料、印刷刊物等，约需十万元。
3月31日，姚学融、冯毅代表市委、市政府主持召开了关于编纂哈尔滨市地方志的工作会议。与会者有高福凯、张鲤、徐晶禹、刘福瑞、冯守田、王桂芝、薛连举、纪文庆、关成和等有关同志。会议建议由王化成、姚学融、冯毅、张鲤、王桂芝、关成和同志组成哈尔滨市地方志编纂委员会筹备小组，筹备建立哈尔滨市地方志编纂委员会。考虑到我市编制的需要，建议市政府设置地方志编纂机构——哈尔滨市地方志编纂委员会办公室，同时也是哈尔滨市社会科学研究所的地方志研究室，受市政府办公室和市社会科学研究所双重领导。由市政府办公室解决经费和办公地点。市志编纂委员会办公室的编制暂定为十名，在现编制内调剂解决。为此，提请市编委批编，并请市委组织部和人事局按市政府办公室和社会科学研究所提出的人员名单尽速把编纂人员调入。
4月12日，薛连举在给姚学融的第二封信中说：“学融同志：
建立《哈尔滨市志》编纂委员会筹备小组的报告写好了……还有哪些需要补充、修改的请一并告我，以便打字上报。”报告中关于《哈尔滨志》编纂委员会筹备会第一次会议的名单增加了人大常委会副主任王宏伟。编委会副主任委员增加了张克平、钱兴门、马开印三人，减去了副市长冯毅。确定编委会办公室设市政府楼内、编委会正式建立的时间是四月上旬。
二、成立
从去年到现在，虽多次到档案局，查找当年的市政府、市委、市编委、市财政局、市人事局等部门的文件都没有找到关于第一届地方志编纂委员会和市地方志编纂办公室成立的正式文件。似乎1981年4—10月有关地方志成立的档案人间蒸发了。首届《政权志》中的政府机构、《人事志》中的机构编制都没有记载。只从1983年3月30日出版的《哈尔滨史志》“哈尔滨市编史修志大事记”上找到了只言片语。
5月22日，市人民政府第六次市长办公会议，决定成立哈尔滨地方志筹备小组办公室。
7月1日，哈尔滨市编制委会[81]73号文件，批准成立地方志筹备小组办公室。
9月16日，经市委批准，市委组织部（哈组干[1981]337号）任命市地方志编纂办公室兼职主任和专职副主任。
由此判断市地方志编纂办公室成立在1981年9月16日前。
后经原市地方志编纂办公室副主任刘福钧确认，他是当时的专职副主任（从话剧院调过来的），兼职主任是市图书馆的关成和
随后发现的哈政办发[1981]102文件将启用‘哈尔滨市人民政府地方志编纂办公室’印章”的时间定格在11月11日，而不是1983年3月30日出版的《哈尔滨史志》“哈尔滨市编史修志大事记”中的“11月9日”。文件是这样写的：“经市人民政府批准，哈尔滨市人民政府地方志编纂办公室业已成立。为便于工作，从即日起启用‘哈尔滨市人民政府地方志编纂办公室’印章”，落款时间是1981年11月11日。出现时间的小差错是我没有想到的，因为刊物出版的时间比实际发生的时间仅错后16个月。 接下来发现的文件让我有了惊喜，它为我确定这个机构成立的时间提供了强有力的佐证。在哈政党组[1982]2号文件《关于拟发布“编纂哈尔滨通志的决定”的请示报告》中写道：“我市于去年成立编纂地方志筹备领导小组，同年五月成立了地方志编纂办公室”，落款时间是1982年3月17日。由此可以确定哈尔滨市地方志编纂办公室成立的确切时间是1981年5月。在这份文件的后面是《关于编纂〈哈尔滨通志〉的决定》。其中第二部分写到：
“修志是地方的大事，为切实将强领导，充分发挥学术力量的作用，组成监修、编修、顾问三个委员会。一、《哈尔滨通志》监修委员会。主任委员：李力安，副主任委员：王钊、王化成，委员：姚学融、张屏、李乃、冯毅、高福凯、钱兴门、牛乃文、张鲤。二、哈尔滨地方史志编纂委员会。主任：王化成，副主任：李乃、郭长胜、赵尚朴、刘铁、王桂芝、关成和，委员：胡尹奎、李子敬、尚广阳、唐忠恕、宋然、王晶、丁坚、苏泱、杨林、谭敬斋、付宝善、王竞、陈凤翚、邹本业、朱繁、纪文庆、薛连举、鲁刚、刘福钧、张陆金、任桂圃、杨国权。三、哈尔滨地方史志顾问委员会。首席顾问：张屏，顾问：王宏伟、丁公圃、陈行健、田子玉、关沫南、诸懋武、姒元翼、杨景苏、许士英、王学勤、王超、关益民、王景、李亚非、梁一鸣、邵越千、于华烽”。此外还附了一份特约顾问名单，有中国社会科学院历史研究所副所长、中国史学会秘书长、中国地方史志协会会长梁寒冰，中国历史博物馆研究员付振伦，湖北省文史馆副馆长、教授朱士嘉，陕西师范大学副校长、教授史念海、南开大学历史系副教授来新夏，中国史志协会副秘书长周雷，复旦大学历史系主任、教授、中国科学院地学部学部委员谭其骧，黑龙江省考古队队长赵善同。经刘福钧回忆，当年他逐一到家拜访过这些专家，做了好多工作。因为那时很多地方都和我们有一样的想法。这些专家在后来也确实为哈尔滨修志提过好多建议。
我推断这份文件中的编纂委员会应该就是哈尔滨市地方志第一届编纂委员会，它成立在市地方志编纂办公室成立之后。
三、后来的事
市地方志编纂办公室成立后便开始了工作，他们代政府起草了《关于编修哈尔滨通志的决定》，提请市长办公会议审定；向财政局申请工作经费；向曾在哈尔滨工作、战斗过的革命老同志发出撰写回忆录的约稿函；向市委宣传部、省出版局报请准予出版《哈尔滨史志通讯》文件等等。
1982年4月20日，市委党史资料征集小组和市政府地方志编纂办公室联合向市委汇报了3月省委、省政府召开《党史资料征集和地方志编修工作会议》的情况，提出了我市贯彻落实的具体意见。即预计在5月中旬，由市委、市政府召开《哈尔滨党史资料征集和地方史志编修工作会议》，请市委第二书记王钊同志和市委书记王化成同志分别做关于党史资料征集工作和编史修志工作的报告。
在档案局一份没有落款的4月28日《向市委常委汇报的提纲》中对3月省里开的会议作了非常详尽的介绍。同时提出召开全市党史资料征集和地方史志编修工作会议，会议预计开三天，“五月十日前后召开为宜”，还请市委审定“关于编纂《哈尔滨通志》的工作方案”。关于编制问题，指出“市地方志编纂办公室原定编制十人，现调入的只有六人，还有四人调不上来，现正抓紧商调。现在的问题是编制不足，现在省志定编二十人，武汉志定编十八人，我市最好也不少于二十人”。
5月4日，市委、市政府正式批准《关于编纂〈哈尔滨通志、通史、专志、专史〉的决定》，从此拉开了哈尔滨首轮修志的序幕。
6月21日，市委、市政府召开哈尔滨地方史志编纂、党史资料征集工作会议，197人参加。市委副书记、副市长张屏主持，市委书记、市长王化成做了重要讲话；刘铁副秘书长传达了中央和省关于开展党史资料征集和地方志编纂工作会议的精神；关成和同志做了《在学习中修志》的报（下转第15页）（上接第4页）告；宋运至同志做了关于党史资料征集的报告；市委常委、副市长李乃做了会议总结。6月30日《哈尔滨日报》全文发表了市委、市政府《关于编纂〈哈尔滨通志、通史、专志、专史〉的决定》。
正当哈尔滨修志事业艰难起步的时候，市地方志编纂办公室迎来了机构改革的波动。1983年12月16日，市机构改革领导小组办公室本着“在机构改革中，根据业务相近的机构坚决合并的原则”向市委呈送了《关于市地志办、党史资料征集办与社科所合署及机构设置的意见》。姚伟声、宋运至、张屏先后在意见上做了“原则同意”、“可以送”、“同意”等字样的批示。1984年1月14日，市社科所按照姚伟声秘书长的布署提出了《对地志办和党史资料征集办合并到社科所问题的几点意见》。市委常委办公会议于1月30日进行了讨论，认为还要根据会上提出的意见由宣传部、社科所再行研究，提出意见。2月11日，市社会科学研究所党组向市委报送了《关于地志办公室和党史资料征集办公室划归社会科学研究所领导的几点意见》就合并后的领导体制、编制、经费、房子等问题提出了意见。2月14日姚伟声在《意见》上做了批示“拟在本周内安排常委办公会议讨论”。《意见》中将地方志定编20人。这时在省里开地方志工作会议的刘福钧听到了合并的消息，马上赶回来，连夜到当时的几个常委和市委书记家汇报工作，介绍了全国各地的地方志机构多数都归政府管，归社科院管的也在闹分立的实际情况，恳切地说明合并后对哈尔滨修志工作的消极影响。在随即召开的常委会上，几个常委发表了自己的看法，关成和也再三强调“合则两削弱，分则两加强”，最后合并没有进行下去，一场风波偃旗息鼓了。
5月31日，哈尔滨市召开第二次地方志编纂工作会议。6月17日调整了编纂委员会。这次调整的结果是主任委员：市委副书记、市长王人生，副主任委员：副市长李乃、市委副秘书长兼办公厅主任尚广阳、市政府秘书长李宗有，委员：市委办公厅副主任宋运至、市委组织部副部长齐智荣、市委宣传部副部长王桂芝、市政府办公厅主任杨克坚、市建委主任张柯、市农委主任苏泱、市财贸办主任赵明孝、市经委主任刘晓峰、市计委副主任陈启光、市科委副主任曹玉璞、市财政局局长张陆金、市档案局局长纪文庆、市统计局局长李钟福、市社会科学研究所副所长关成和、市地方志编纂办公室主任王好明、市地方志编纂办公室副主任刘福钧。
1986年3月11日，市委办公厅在哈常字第300号文件中写道：“市委常委第177次会议讨论决定，市地方志编纂办公室由原处级单位升格为局级事业单位”。自此市志办从市政府办公厅独立出来，揭开了哈尔滨地方志事业发展新的一页。