摘 要：文章首先介绍做好电力企业档案数字化资源建设的必要性，加强对电力档案的收集、整理以及开发利用，增强自身能力素质，提高信息化管理水平。 关键词：供电企业 档案管理 信息化 资料
前言
电力建设工程过程中，会产生与工程相关的文件、图片或者录像等电力档案，这些档案是立项、招标投标、采购、施工以及监理等等建设工程的真实，是工程建设和竣工验收等的必备条件。随着国内外电力档案的信息化发展，电力档案管理也出现了很多新变化、新特点，档案信息在生产建设中发挥的作用也越来越突出，如何最完善地做好档案信息化管理也是我们档案管理员应该探讨的问题。
一、做好档案数字化资源建设的必要性
在电网建设和改造过程及生产经营活动中产生的档案信息资料，有纸介质、磁介质、声像、电子文件、实物等各种载体。电力企业的科学技术档案几乎占到电力企业档案馆藏的70%左右，具有极高的科学利用价值。
实现档案信息存储和处理数字化，收集与传递的网络化，有利于进一步拓宽管理思路，改进工作方法，加强管理力度，提高工作效率，更好地为系统各项工作服务。
二、建设完善的档案管理网络
以项目主管部门为核心，档案室作为业务指导部门，建立各部门、直属单位、县分局的档案专、兼职负责人。在电力工程建设项目中，档案管理部门应在工程项目主管部门的总协调下，和工程进度同步进行有效管理；并负责监督和指导各职能管理部门文件资料的移交；各职能管理部门应设一名兼职档案员，并根据档案“集中保管”的原则，对本部门资料统一集中起来，及时移交档案部门进行归档。
三、建立健全档案信息数据管理运行体制和机制
在档案信息管理中要认真贯彻执行国家的有关方针政策、法律法规以及国家、行业标准；要严格执行国家和企业的保密制度，严守企业的秘密；企业单位须指定一名领导分管档案资料和数据管理工作，对数据资料进行严格质量审核和协调管理；同时要结合本单位实际情况，
设置数据管理岗位，明确落实责任主体与责任人，配备具体负责数据采集工作、档案信息数字化、数据上传与加载、提供利用、安全与保护等工作人员。
四、结合电力企业实际，加强数据采集的管理
（一）在项目建设中完成档案工作流程的数字化，建立完整的数据资源库。
业主（建设）单位从项目筹划、开工时先期导入档案管理，项目一启动就将归档任务通过模版下发到各单位；各参建单位在接到归档任务后对号入座，通过在线或离线档案管理平台收集档案，工程管理单位实时对档案管理各环节进网上检查、监督与指导，分阶段校验，及时开展网上催交；网络检查合格后，再进行实体档案的移交接收。通过这一模式，各单位任务明确，同步建档，归档质量和工作效率明显提高，实现了工程档案的超前管理，全过程控制，建立起对公司项目档案管理实行有效全程监控的管理体系。
（二）完善在项目改造、扩建后及时完成数据资源更新的工作。
科学技术档案具有专业技术性强、成套性强、标准性强、更改性、通用性等特点。针对科技档案更改性特点，决定了电力企业档案必须实行动态管理。如变电所的设备因为技术和安全的需要经常要扩建及改造，这必然会涉及图纸的新增及替换，这些增加及替换的图纸不管是纸质还是电子图纸都要及时替换、及时增加、及时归档，从而实现图纸电子化管理和实时动态管理。
（三）加强电力科技档案数据资源建设的完整性。
要保证电力科技档案数据资源建设的完整性，就要加强管理，完善规章制度，建立内部人员的制约机制。在实际工作中我们体会到如果不重视档案资料的收集，会造成日后部分技术改造工程维护困难。目前，档案的收集已经列入企业的规章，制定了相应的“三纳入”、“四参加”制度。本企业档案部门人员须参加本企业的项目工程竣工验收会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会等。设备到了仓库开箱时必须有档案员在场，收集第一手资料。每项工程结束时施工单位必须同时向档案室移交纸质档案、通用的电子档案各一份，经档案室检验合格后方可算工程最后结束。特别是基建工程的验收，档案资料不齐全完整，不可认定工程完工，不得进行工程结算。已经形成的纸质档案，特别是利用频率高的图纸，都要做成CAD的竣工图移交档案室。通过图纸管理系统，档案员、工程技术人员、领导可以根据各自的权限完成档案的录入、浏览、下载、修改、审批等工作。且对具有永久与长期保存价值的档案进行数字化资源建设，不但方便了生产科研管理人员的利用，提高了工作效率，也达到了规范和保护这些重要资料的目的。
五、完善标准规范，加强质量控制
（一）规范档案信息化数字化工作。在工作中根据国家的与本行业颁发的标准规范，结合自身实际，加强基础业务的标准规范建设，建立健全档案分类规则、档号编制规则、制定数字化标准规范、电子文件管理规定，保证档案信息检索的查全率与查准率。
（二）加强档案资料采集流程的管理。企业科技档案进馆后，指派固定人员作为数据采集过程的具体负责人，对经过严格审核与接收的档案资料，进行编目录入、数字化采集、实物扫描与编辑、数字化合成与转换、电子文档上传与入库，统一整个过程的标准，保证数据采集的原始性和完整性。
（二）加强数据质量控制。
扫描的图像质量直接关系到字符检索识别的准确率，整个扫描工作的过程对后续全文检索的查准率、查全率都有影响。因此，加强扫描整理质量、图片编辑质量、目录整理质量、审核校对等几个关键环节都非常重要，它们是数据资源建设质量的基础保证。
五、加强数据安全管理
要加强数据安全管理，具体包括：档案网络建设的安全性，把安全管理贯穿于档案数据管理的全过程，数据库的维护与备份以保证数据的安全，确立数据的安全级别与使用权限，档案电子数据的安全利用管理等。
企业重要档案数字化建设是国家档案局与南方电网公司档案信息化工作的要求。档案信息化是国家电网建设“一强三优”现代单位的基本要求，是档案管理适应现代信息技术发展的必然选择，是档案事业实现健康持续发展的必由之路。实现档案信息存储和处理数字化，收集与传递的网络化，有利于进一步拓宽管理思路，改进工作方法，加强管理力度，提高工作效率，更好地为系统各项工作服务。
七、结束语
电力档案是一项电力工程全过程的真实反映，是可以利用的宝贵资料，随着社会的不断发展进步，电力档案管理人员应该全面加强对电力档案的收集、整理以及开发利用，增强自身能力素质，提高信息化管理水平，充分发挥电力档案的宝贵价值，以求真务实的工作作风，一点一滴做起，与进俱进，为本单位乃至整个电力行业提高优质的服务。
（作者单位：广东电网公司云浮供电局 广东云浮）