欧阳春宜 赣南师范大学档案馆
随着大数据技术的应用，大数据的应用场景不断扩展。对于高校档案管理而言，应用大数据技术一定程度上可以改进高校档案管理模式，实现更加高效精准的信息服务，一方面高校档案信息资源日益增多，需要用大数据技术来保证档案信息资源的高效利用，另一方面高校作为各种前沿思想，前沿技术的试验地，科学地应用大数据，将有助于大数据技术应用的不断更新。
根据党和国家的相关要求，大数据时代背景下档案管理必须要做到四个同步，即部署、实施、检查以及验收四同步，要保证事业做到哪里，档案工作就要做到哪里。一般情况下，档案管理以及事业发展是两个不同的部分，在实际工作当中，一般会根据一些分类方法将事业资料留存，进行管理和使用，而高层希望通过信息化改造实现统一的档案管理模式，因此造成两张皮的问题。因为档案管理本质是一个动态过程，档案管理需要随着事业的发展而不断进步，其中必须要注重细节，否则极有可能出现问题，而无法发挥档案的应有价值，对于高校而言，如学生档案，学生进入校园只有最基础的档案信息，但随着学生在校园内的不断成长进步，档案信息会不断地增多，但其中存在很多的不确定性，这种不确定性要求档案管理必须要科学合理，否则非常容易出现管理失序，档案凌乱，不方便使用。
进一步讲在大数据时代，档案管理应用大数据是必然的趋势，但是并不是说档案管理就必须要完全依靠大数据，因为档案管理是一个系统性的工程，从档案的分类上来说，档案有数字档案也有纸质档案，在档案管理当中，如何去协调好数字档案以及纸质档案是大数据时代必须要思考的一个关键问题。从现有的档案管理模式上来讲，目前所采取的档案管理工作模式也并不过时，因为档案管理的基础业务没有变化，即建设档案，管理档案，使用档案这些基础业务是没有变化的。建设档案是档案管理的前提，使用档案是档案管理的目的，建立档案通常都是电子档案和纸质档案共存的，在大数据时代，纸质档案需要通过一些手段来实现数字化转变，并上传至服务器当中来实现档案信息的共享，而纸质档案可以作为典藏，但是因为存在数字档案，在档案管理中对纸质档案的管理重视程度是在下降的，保存方法存在不恰当的情况，导致很多值得收藏的纸质档案都遗失了，造成很多的损失。
尽管档案工作被重视程度日益增高，但实际上档案管理尚未发挥真正的价值，目前社会人士普遍认为档案价值的实现还需要一定的时间，因此在这种过渡阶段，档案管理实际还是处在边缘位置，上级重视，但下级却没有将工作做好，因此在大数据时代背景下，如何对高校档案管理模式进行重构非常值得思考。
在大数据时代背景下，高校档案管理模式的重构，从档案管理的基础业务上着手，相对要更加简单一些，也更容易形成可以推广的经验。
（一）大数据时代的档案建设问题
档案的建设问题，实际就是档案资料的收集、接受、整理、保存、编研等等。对于一份档案而言，这份档案是对一些正在发生的或者是已经发生的事的真实记录，在档案的建立过程当中必须要持续地去考察研究，确保档案中真实的反映事件的前因后果以及经过，包括其中的人事物，在传统的档案建设当中，通常是采取人工到实地考察的方式，当然这样的工作方式并不过时，只是效率比较低。在大数据时代，如果能够构建一个信息化的管理平台，在档案建设上的效率将大大提高。当然资料的收集以及整理可以进行实地考察，当然关键还是可以用信息技术，引导高校相关人员自动将资料提交给档案管理部门，至于档案资料的真实性，可以通过建立相关责任机制，通过落实责任来保证，同时档案管理部门也需要根据提交的资料到实地进行考察，进一步确定资料的真实性。当提交的资料真实性、准确性坚定完毕后，即可上传到专用的管理软件上，系统将这些资料推送给相关的管理部门进行审核。
（二）大数据时代的档案管理问题
在大数据时代背景下，档案管理若尚未建立起自觉践行档案管理流程的情况下，以监督管理的方式来实现档案管理模式的重构是重要手段之一。监督到位才能保证高校事业进行到哪里，档案服务就到哪里。在具体的工作当中，学校上级领导部门必须要将重心下移，聚焦到各专业院系甚至是班级，协同相关人员进行实地考察，找出问题并且解决问题，因此必须要构建统一的管理制度，统筹策划具体的档案工作流程，因地制宜低建立工作制度，并用制度来明确责任，科学地实施档案管理。
在档案管理当中，保存档案是重要一环，高校的档案管理工作中，因为师生的信息是动态的，档案管理工作就必定是长久动态的工作，为了保证档案完整且可以有效低使用，保存好档案非常关键，尤其是一些珍贵的纸质资料，如一些重大科研项目的纸质资料等等，对于纸质档案的保管可以使用无酸卷盒，这种档案盒不容易老化，耐腐蚀，非常适合作为纸质档案保存盒使用。当然要注意为了方便使用，在卷盒上必须要制定规整有序，分类清晰的卷宗，包括全宗号，类别代码，电子标签，保管期限，件号等等。当然在大数据时代背景下最关键的是电子档案，因为电子档案可以在大数据应用中进行广泛地分享，但必须要注意的是档案信息的保密问题，在档案管理中必须要重视大数据时代下的档案信息安全管理工作，在大数据应用中数据的共享是非常重要的，而数据共享必须要用到网络，在网络的前后端交互当中，API调用时数据的安全可以采取通信使用https方案，请求签名防止数据被篡改，身份确认等方法来进行数据加密，还可以引入ssl pinning来防止抓包，并对所有请求和相应进行加解密操作。
（三）大数据时代的档案应用问题
高校档案管理中，档案的应用多数情况下是针对学校事业发展而使用的，比如科研项目中，师生需要寻找资料来参考，如果到图书馆或档案管理部门去寻找资料，会发现要从海量的档案当中找到自己需要的资料难度非常高，而大数据的应用可以提高档案搜索的效率，如现在在档案管理当中引入了一种关系搜索方法，这种方法是通过算法自动计算出人名、地名或学术机构的关系的可能性，并自动抓取出来，形成社会关系图景，在这个图景当中包含人物、地点、机构等很多关键信息要素，这些要素在档案当中也是存在的，如搜索到一位博士生导师，那么就可以抓取到该导师所负责的科研项目，其所带的博士生，以及博士生所负责的科研项目，各种论文资料等等，由此便可以根据需要选择资料，提高了资料的查找速度，方便使用。
综上所述，在大数据时代高校档案管理工作模式的重构要明确档案管理的基础业务工作不变，但是可以通过技术手段来强化基础业务工作的效率，在档案管理模式的重构当中，应当科学合理地利用大数据技术或者是大数据时代背景下的信息技术来高效、准确地建设档案、管理档案以及使用档案，提升档案利用效率与质量。
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