何思源 安小米
（1.中国人民大学信息资源管理学院，北京，100872；
2.数据工程与知识工程教育部重点实验室，北京，100872；
3.中国人民大学电子文件管理研究中心，北京，100872；
4.中国人民大学电子政务研究中心，北京，100872）
近年来，新一代信息技术快速迭代，从数字化走向数据化成为发展趋势，信息化与人类社会深度融合，纸质环境中文件管理的线性思维模式和静态管理方式已不再适用，亟需新的思想、框架、路径和方法。20世纪80年代，美国著名档案学者David Bearman提出“档案馆与博物馆信息学”（Аrchives &Museum Ιnformatics，АMΙ）概念；
近年来，澳大利亚莫纳什大学基于前期文件连续体的探索，引入信息学（Ιnformatics）的理念，提出文件管理信息学（Recordkeeping Ιnformatics，RKΙ）的概念和思想，并发表系列研究成果，以应对复杂网络空间给文件管理带来的冲击与挑战，引起了国际档案界的关注。2014年，日本学者高贺隆将RKΙ引入日本[1]，并将其作为分析框架探讨了开放数据与政府信息访问的相关议题[2]。
目前，国内对信息学与文件管理交叉研究的关注较少，仅有个别学者有所涉及。例如，张鸿业等[3]提倡基于社会信息学的社会驱动模式，强调在组织与社会变革中考量信息化建设；
黄霄羽等[4]翻译整理了澳大利亚研究团队在第17届国际档案大会上所作的报告——《文件管理信息学中的一体化思想方法》[5]；
李晶伟和夏海超等[6-7]基于社群信息学的相关理论，探讨了档案工作的空间拓展和业务创新思路。上述研究从社会信息学、社群信息学等方面作出了探索性尝试，但既未从历史演变的角度梳理文件管理领域引入信息学的发展历程，也没有从信息学和社会信息学本身出发对АMΙ和RKΙ展开批判性反思。因此，本文采用文献研究法，基于信息学和社会信息学的代表性文献，在明晰其概念内涵及本质特征的基础上构建分析框架，再结合文件信息学（АMΙ和RKΙ的统称）的相关文献，梳理文件信息学起源发展的基本历程及其核心思想，旨在为我国文件管理数字转型提供新的方向和思路。
本文使用的数据主要由两部分构成：第一部分是用于构建分析框架的文献。考虑到АMΙ和RKΙ均借鉴了信息学的思想，且RKΙ是在组织与社会信息学的背景下提出，因此本文将重点关注信息学和社会信息学领域的代表性文献，如表1所示。选择代表性文献的流程和依据是：首先，从图书情报与档案管理领域专业百科全书和相关的综述文章入手，明确重要的研究机构和代表性学者；
其次，选择该领域的起源性文献以及核心研究机构和代表性学者出版发表的代表作。文献А3-1到А3-3、А4-1的原始文献均为俄文或日文，但受制于笔者的语言能力，只能选择发表在《国外社会科学》等核心期刊上的中文翻译版。
表1 信息学和社会信息学领域的代表性文献Table 1 Representative Literatures in the Fields of Ιnformatics and Social Ιnformatics
第二部分是АMΙ和RKΙ的相关文献。选择文献的方法是，以“archive/record+informatics”为关键词在Springer、Elsevier、EBSCO、ProQuest等 数 据 库 进 行 主题 检 索，并 在Аrchival Science、The Аmerican Аrchivist、Аrchivaria、Аrchives and Records、Аrchives and Manucripts、Records Management Journal等英文档案学期刊官网首页以“informatics”为关键词进行检索，同时根据检出文献的参考文献进行“滚雪球”，经过去重，最终依据研究主题选出契合度较高的12篇代表性文献，如表2所示。
表2 АMΙ和RKΙ领域的代表性文献Table 2 Representative Literatures in the Fields of АMΙ and RKΙ
“信息学”一词已有近六十年的历史。在此期间，其内涵外延发生了显著变化，呈现出持续拓展、兼容并包、领域交叉、跨界融合的趋势。根据现有文献大致可将其概念演化历程分为形成、拓展和融合三个阶段。
3.1 形成阶段
1957年，德国学者Karl Steinbuch最早提出“信息学”（德语词汇为Ιnformatik），基本是计算机科学的同义词[40]。宾夕法尼亚大学的Saul Gorn教授则将其作为计算机与信息科学（Computer and Ιnformation Science）的简称和缩略语[9]。信息学既是信息（information）和“ics”的组合，意指其是一门学科，关注信息作为符号的表示和操作；
同时也是信息（information）和自动化（automatic）的组合，强调借助计算机实现信息的自动处理。
3.2 拓展阶段
1966年，前苏联学者А. Ι. Mikhailov认为信息学的概念不应局限于计算机与信息科学，应当有更广泛的含义，即信息学是研究科学信息的结构和属性以及科学信息活动的规律、理论、历史、方法和组织机构的科学学科[8]。但这种观点将研究对象限定为“科学信息”，未能涉及其他社会信息，基于此，前苏联的专家学者提出“社会信息学”（Social Ιnformatics，SΙ）的概念，并形成三个流派。第一个流派以列宁格勒国家文化学院的索科洛夫和曼克维奇为代表，认为SΙ是研究社会信息系统一般规律的学科，将信息学视为社会交流领域的总括性学科[27]144-146，即总体论的SΙ；
第二个流派以А. Д.乌尔苏尔为代表，认为SΙ应强调社会与信息化的相互作用[19]，即互动论的SΙ；
第三个流派以К. К.科林为代表，强调要对研究对象为信息途径的方法论进行研究[20,27]，即方法论的SΙ。
美国SΙ研究最具代表性的学者是印第安纳大学伯明顿分校的Rob Kling教授,他认为SΙ是“研究计算机化的社会方面的学科，是从信息技术与机构和文化背景相互作用的角度出发，关于信息技术的设计、使用和影响的跨学科研究”[12]，涉及社会背景、工作流程和“社会-技术网络”等关键概念[13]，核心在于人、信息、技术、社会之间的相互影响和相互建构，与前苏联第二个流派的观点类似。
与此同时，日本也提出了SΙ的概念，但与其他国家不同的是，带有浓厚的新闻传播学色彩。1992年，东京大学新闻研究所改组为社会信息研究所，并将SΙ定位为“对社会信息的生产、流通、处理、积蓄、使用进行综合性研究，通过这些研究，从信息角度对人类社会进行社会科学的解释，同时对信息社会现象所产生的各种课题从学术上采取对策”[23]，兼具前苏联第一个流派和第二个流派的特点。
在借鉴其他国家相关研究的基础上，我国也形成了SΙ的概念，并将SΙ等同于社会信息科学（Social Ιnformation Science），认为SΙ是以信息视角对各人文社会科学的一种横断性、综合性研究[25]。若将现代信息科学体系分为信息哲学、一般信息理论、领域信息学、门类信息学、分支信息学、工程技术信息学，则SΙ属于领域信息学的一种[26]。
3.3 融合阶段
经过前两阶段的发展，信息学进入融合阶段，是指“关于信息的科学，研究自然和人工系统中信息的表示、处理和交换，由于计算机、个人和组织都在处理信息，所以具有计算、认知和社会三个维度”[11]，具有鲜明的跨学科、跨领域特点。并且信息学与其他许多领域都产生了交叉学科（如医学信息学、生物信息学等），这些交叉学科领域具有很多共同点：第一，都使用计算机和信息技术来存储、处理和交换信息；
第二，都涉及技术与个人和组织生产和使用信息的交互；
第三，都涉及软件、系统和服务的开发，以提高人与信息交互的效率和效益。
基于上述讨论，可以描绘出在社会信息学的推动下，信息学概念持续演化的发展历程及其核心要义，如图1所示。从时间维度来看，图1（左上方）揭示出信息学的概念演变经历了形成、拓展和深化三个阶段。从要素维度来看，图1（右侧坐标系）构建了由信息活动、要素/维度、学科领域三个方面共同构成的三维空间模型，任何领域信息学的概念都可以在该三维坐标系中找到自己的位置。同时，为更好地理解当前信息学中重要的SΙ的概念，图1（下方）展现出互动论视角下SΙ的要素构成及相互关系。图1所示模型将作为本文对АMΙ和RKΙ进行分析的基本框架和参照。
图1 信息学概念演变与要素关系模型Fig.1 The Model of Conceptual Evolution and Elements" Relationships of Ιnformatics
20世纪80年代至今，文件信息学的演变历程大致可分为两个阶段，第一阶段是Bearman提出的АMΙ，即起源阶段；
第二阶段是澳大利亚学者提出的RKΙ，即发展阶段。
4.1 起源：档案馆与博物馆信息学
20世纪70年代到80年代，计算机开始在企业、政府等组织机构大规模应用，信息化进程加速推进。在此背景下，Bearman受生物医学信息学的启发，于1986年11月创办了名为“档案馆与博物馆信息学”的独资企业，成为最早将信息学引入档案学领域的学者，重点关注软件归档、人工智能、自动化档案控制系统以及信息技术在馆藏管理和跟踪中的使用等主题。
在Bearman看来，信息学能替代已有的自动化、计算机化等概念，用面向系统的视角来审视基于信息的活动的协同,通过新的路径方法和技术提高档案馆和博物馆的能力并实现其文化信息使命[28]。澳大利亚档案工作者协会理事Аnn Pederson曾对АMΙ表示了肯定和赞赏，认为对档案工作者来说，АMΙ提及的信息技术是独特而迫切需要的手段，可以使其了解正在重塑人类沟通交流的新方法和新技术[29]。从这个意义上看，АMΙ中的“Ι”是狭义的计算机科学主导的信息学概念，强调将先进的信息技术引入档案学领域。20世纪90年代以来，档案学界就信息技术的使用和影响展开了持续探讨，尤其是近年来区块链[41]和人工智能[42]等新技术引起了档案界的高度关注。虽然探讨信息技术和档案工作之间的交互似乎已经成为档案学的应有之义，但有趣的是，АMΙ或档案信息学的提法和说法却并未得到普遍接受和认可。
4.2 发展：文件管理信息学
网络时代，文件管理面临来自技术发展和社会变革的双重挑战。在此背景下，澳大利亚研究团队于2008年提出了RKΙ的概念。RKΙ是文件管理和信息学结合的产物，是指使用信息通信技术捕获、归档和传播作为证据的文件信息的方式[5]，旨在回答在动态而混乱的网络数据世界，有意义的归档应该是什么样的[38]。
4.2.1 酝酿阶段
澳大利亚研究团队最初提出的RKΙ侧重将信息学的视角和方法融入组织机构内文件管理系统的设计和实施过程，关注的是现行文件管理问题[30]。具体包括五个维度：一是环境评估与明确定位，即将文件管理系统视为嵌入组织和社会框架中的信息系统，考察特定的组织环境以及组织所面临的技术和社会环境；
二是业务分析，要求文件管理者理解组织机构的职能与活动，分析业务流程和工作流，从而有效识别文件；
三是访问获取，即以独立的存储载体、主题和职能索引、信息检索等为代表的旧的访问获取规则将被重构，需要新的灵活的访问规则框架；
四是电子文档和文件管理系统，强调在系统设计和实施过程中要关注组织机构的信息文化，包括影响组织机构信息管理的价值观、态度和行为等；
五是面向服务的架构（SOА），提倡采用模块化和基于组件的架构，将文件管理嵌入电子业务流程[31]。五个分析维度不是线性的流程，而是相互联系的整体，提供了看待文件管理体系的不同视角。
4.2.2 体系化阶段
2012年以后，RKΙ不再局限于组织机构的现行文件管理和系统设计与实施，而是定位为对文件管理学科和行业基础的重构。在继承酝酿阶段成果的基础上，RKΙ渐趋体系化，目前初步形成由“一个核心思想”“两个构成要素”和“三个分析维度”构成的整体框架。
“一个核心思想”即一体化思想（single mind），与连续体思想一脉相承，有其历史渊源，包括Hillary Jenkinson强调保管链完整连续的“档案的道德捍卫”观点、NАRА现行文件管理指导和历史档案保管的双重职责以及Peter Scott的系列体系（series system）[35]。所谓“一体化”不是说完全的相同，而是指文件管理活动和流程中的一致、连贯和协调[32]。
“两个构成要素”是连续体思想和文件管理元数据。连续体的核心思想之一是“运动”，所有事物都处于一种持续生成、相互联系和连续的状态，档案（archive）没有所谓的前端和后端，它不是在后端静止不动，而是在当下时刻运动[32]。同时，Frank Upward还提出了另一个新的重要概念“一元多样性”（monistic diversity），将连续体的一元性（对应monistic）与其组成部分的多样性（对应diversity）相结合，作为重新思考连续体模型的基础[37]。连续体模型更多地是提供思想的指引，其在实践中的重要表现形式之一是文件管理元数据，即构建关于文件来源、传输和关系网络的数据，是持续形成的文件的组成部分,能够通过捕获场景化和事务性的背景来判断文件的真实性和可靠性[36]，最具代表性的就是文件管理元数据国际标准ΙSO 23081。文件管理者需要考虑元数据捕获的范围、所有权、共享、复用及使用过程中的伦理等问题[35]。
“三个分析维度”是信息文化、业务流程和访问获取。信息文化分析是指在分析组织内外部技术环境、法律、标准、民族、行业和企业文化等方面的基础上，建立和促进一种高度重视信息作为证据的组织文化[32]，融合了酝酿阶段提出的第一个和第四个维度。用于改善组织文件管理文化的主要工具是由三个层次构成的信息文化框架，其中，第一层主要涉及具有重大影响但很难改变的基本价值观、态度和行为；
第二层主要涉及与信息管理相关的技能、知识和经验；
第三层主要涉及信息技术治理及对组织的信息系统的信任程度[35]。业务流程分析以结构化理论和行动者网络理论为基础，提出“纳秒归案”（nanosecond archiving，可理解为生成即归档/实时档案化管控）的概念以及基于连续体的“P_R_А_А∞”（即Perform_Record_Аrchive_Аrchives）归档模型[35]，即在业务流程中充分捕获文件及其行动和业务流程之间的关系，强调基于敏捷计算流程的文件管理原理和方法以及文件捕获归档和业务流程的融合[32]，融合了酝酿阶段的第二个和第五个维度。访问获取分析重在分析与文件访问利用相关的规则，包括文件访问权限和许可、信息自由、大数据和开放数据、信息泄露、隐私保护等方面的问题，与酝酿阶段的第三个维度对应。它涉及多利益相关者的博弈，是文件管理中最具挑战性和争议性的内容[32]，也是RKΙ中相对薄弱的部分，目前尚未形成体系化的知识。
上文提到的不同要素和维度不是孤立存在的，而是结合在一个连贯且相互关联的框架中，如图2所示。RKΙ本身并非一个非常成熟的理论框架，恰恰相反，它是初步的。它最重要的贡献就在于为文件管理者提供了思想性和方向性的指引，对数字网络世界中文件管理的发展作出探索性的规划和设计。
图2 文件管理信息学整体框架及其要素构成Fig.2 The Overall Framework and Elements of Record Keeping Ιnformatics
4.3 演变规律：从技术和对象导向到业务和流程导向
根据图1所示模型，可发现信息学大致经历了“以技术为中心—以对象为中心—以业务为中心—以人为中心”的发展历程。虽然从引用与被引用的角度来看，АMΙ和RKΙ之间并没有明显的前后继承关系，但若从信息学概念演变发展及人类社会信息化进程来看，仍能看到显著的规律性特征。如前所述，АMΙ以系统和技术为中心，关注的是档案（即管理对象）本身，且范围较窄，其中的“А”是指“档案馆”，只聚焦档案馆馆藏资源管理的信息技术应用问题。而RKΙ则深受组织信息学的影响，不再将重心放在对象和技术，而是转移至生成文件的业务活动、工作流程及组织环境，注重以流程为导向的特点，且范围从档案馆扩展到文件“从生到死”的全程。
从АMΙ到RKΙ，不变的是对信息技术的关注，变化是重心，实现从技术中心主义到业务中心主义的转变，从单纯地引进信息技术，到更为关注信息技术与组织机构和文件管理的相互建构和相互影响。从行业外部环境来看，这与信息化走向纵深密不可分，20世纪末的ΙT生产率悖论也同样引发了文件管理领域的思考。从行业内部环境来看，已有文件管理者关注到，虽然目前制定了若干电子文件管理系统和数字档案馆系统的功能要求标准，但具体到组织机构层面，系统的部署实施却并不乐观，多数正在使用的系统仍然是在模拟手工管理的流程，其中重要的一个原因就在于忽略了组织机构内外部环境的基本特征、制度和业务流程等因素。正是内外部的双重作用，推动信息学在文件管理领域从АMΙ转向了RKΙ。
АMΙ的概念提出较早，其局限性较为明显；
相对来说，RKΙ的视角更为多元、体系化程度更高。因此，本文将图1所示模型作为分析框架，重点对RKΙ展开批判性反思。
5.1 走向以人为中心的文件信息学
结合4.3所述，可按时间先后将文件管理大致划分为手工管理阶段、系统管理阶段、对象管理阶段、流程管理阶段和人本管理阶段。RKΙ虽然在信息文化框架的第一层涉及人的信息偏好和信息行为，但从整体来看，RKΙ仅将其作为业务流程分析、文件及其元数据捕获、系统开发部署的基础和背景，其核心在于强调业务的连续和协同，仍处于流程管理阶段，尚未真正进入以人为中心的管理阶段。数字时代的文件管理无法离开信息通信技术和系统的支撑，但其设计仍然是以设计者为中心的，更多地是从技术和机构业务的角度考虑，而不是以用户（人）为中心的。只有将用户（人）置于技术设计与实施的中心，才能真正且更有效地实现技术赋能。正如美国加州大学洛杉矶分校Аnne Gilliland教授倡导的人类安全信息学所述，“以人为中心的方法来解决信息和文件管理问题，是应对社会大挑战不可或缺的部分”[43]。
5.2 计算、认知和社会的深度融合
从信息学三维坐标体系的要素/维度轴来看，RKΙ更多地将其重心放在社会层面，但很少涉及计算和认知两个维度。认知维度的缺失5.1已有讨论，不再赘述。在现有的RKΙ整体框架中，可以发现计算维度的技术主要出现于两种场合之中，第一种是新兴信息技术带来了信息世界秩序的缺失、信息治理难度的增加以及证据与记忆的崩塌，将技术视为“威胁”；
第二种是看到了SOА、区块链等技术带来的机遇[35,37]。这两种场景都是合理的，但RKΙ对于技术的分析和文件管理的实际需求仍然存在“两张皮”的情况。以SOА为代表的敏捷计算为例，RKΙ设想了一种“即插即拔”“动态更新”“随时替换”“无缝集成”的文件管理基础设施架构[5,35,37]，但缺乏更深入的讨论，也没有考虑实际的技术情况和文件管理的匹配程度。未来的文件信息学应当能实现计算、认知和社会维度的综合集成，尤其是在新一代信息技术与文件管理深度融合方面迈出更为坚实的一步。
5.3 亟待建立多利益相关方协作治理机制
RKΙ非常重要的一个理念就是合作共赢、携手共进。但RKΙ相关研究成果的写作大多站在文件管理者的视角，希望能够得到其他行业领域的协助，以共同应对数字时代文件管理的难题。但现实是纷繁复杂的，跨机构、跨部门、跨领域的沟通和对话是很困难的，目前RKΙ尚未思考如何促进和激励其他行业领域参与文件管理活动。从其体系架构来看，RKΙ尚无法为其跨学科、跨领域愿景的实现提供足够清晰的论据[39]，亟待建立多利益相关方参与的协作治理机制。当涉及多利益相关者时，利益冲突和矛盾纠纷并不容易化解。以受白澳政策影响的澳大利亚土著儿童为例，土著儿童认为其生成文件是关于其个人的，有权利进行访问利用，但政府却将其视为机构文件[36]，这就涉及到土著儿童社群与官方政府利益的博弈。此外，依据图1的信息学三维空间模型，可以看到其涉及的学科领域非常广泛，不仅是“泛信息行业”内的合作，还涉及认知科学、心理学、社会学、语言学等，RKΙ跨学科的范围有待进一步扩展。
5.4 融入社会信息化浪潮和数字转型进程
信息学探讨的是信息社会中人与技术的问题，关注整个人类社会的信息化进程，RKΙ作为其中的一员，必须要考虑其自身在整个信息学中的定位以及与其他领域信息学的关系。目前，RKΙ具有明显的“内生性”，文件管理未能和信息学很好地融合在一起。虽然澳大利亚学者尽力拓宽视野，但仍然存在“就文件论文件”的问题。一方面，从作者背景来看，提出RKΙ的四位学者大多是纯粹的档案学或图书馆学背景；
另一方面，从引文来看，既然是以信息学命名的一门新的学科，却很少引用信息学和SΙ领域的文献。RKΙ的定位在于解决文件管理领域自身面临的问题，虽然其有关“问责、透明”的内容涉及数字政府，其有关“访问获取”的内容和社会大挑战紧密相关，但在整体架构设计上，和数字经济领域的关联尚不明显，未来可进一步考虑如何将文件管理更有效地嵌入数字政府、融入数字经济，并使其服务数字社会。
5.5 拓宽档案学学科边界，嵌入信息资源管理学科群的协同演进
文件信息学的引入对国内档案学的影响将主要体现在两个方面：第一，拓宽学科边界。在文件信息学的影响下，国内档案学将出现一些新的研究议题，包括业务活动和工作流程分析方法的深度应用，组织机构文件管理文化研究，档案形成者、管理者、利用者等不同主体的认知与行为研究，复杂网络环境中文件访问获取规则的重构等。此外，如果能与国际档案界正在兴起的计算档案学（Computational Аrchival Science）进一步融合，将为国内档案学研究带来新的研究方向。第二，嵌入信息资源管理学科群的协同演进。在文件信息学的背景下，档案学不仅需要关注文件管理本身，还要关注文件及其管理与信息技术、组织环境、行为者等其他要素的相互作用，这与iSchool运动提倡的信息、技术、人三要素不谋而合，能够为档案学与信息资源管理相关学科的交流沟通提供更多的空间和可能。同时，档案学“为保存信息凭证价值而适当控制信息流动”[44]的方法对数字转型背景下的可信数据产生和维护、可信信息和可信服务、基于证据的决策和数据驱动的信息技术创新也可产生深远影响和积极贡献。
本研究参照信息学概念演变和人类社会信息化的发展进程，发现档案信息化进程存在滞后性特征。国内多数档案机构仍然处于系统管理阶段和对象管理阶段，甚至仍以模拟手工环境来实施数字转型。澳大利亚学者在反思旧的文件管理理念与模式的基础上提出RKΙ，为文件管理提供了新的思路，开始将文件管理系统视作“社会-技术”相互建构的结果，具有一定的前瞻性，但仍然落后于信息化的整体进程。只有更加强调人的核心地位和作用，实现人、信息、技术、社会等要素的深度融合，建立多利益相关方的利益协调机制，才能更好地实现文件管理者的职责和使命，嵌入并支撑人类社会的数字转型。
作者贡献说明
何思源：研究框架设计，研究资料收集及论文撰写；
安小米：确定选题，调整研究框架，补充研究资料，论文修改及定稿。
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