杨 波，贺 明
（广西医科大学附属肿瘤医院，广西 南宁 530021）
后勤物资管理工作具有重要的作用，是确保医院正常运行的基础，关系到医疗工作的开展，且管理系统对医院的相关物资进行规划性管理。医院物资类型日益增加，以往的管理模式已经无法适应当前发展要求[1]。物资管理系统的设计及实现，为管理工作提供了机遇，可以提升管理工作的效率，掌握相关物资信息，促进医疗工作的有效开展。
2.1 系统功能需求
该系统旨在为后勤物资管理提供统一的管理，因此，主要功能模块涉及以下方面。
（1）物资采购申请业务流程。这是后勤物资管理中不可缺少的一部分，医院后勤采购部门结合相关科室上交的采购计划，依据财务年度采购周期与金额，综合考虑各个时期的采购计划。采购前应该先检查后勤物资管理系统中的库存情况，进而形成采购计划，如图1所示。
图1 物资采购业务流程图
（2）物品入出库流程。该管理模块包括两部分，属于后勤物资管理中的关键内容。模块中会记录全部物品入库和出库的信息，可以查询系统中的物品库存情况，如果库存量满足申请数量，会出库与记账；
针对非一次性使用物品，记录归还时间。
（3）物品维修管理流程。科室运用系统提交维修申请单，等待后勤科室安排人员负责维修。维修涉及院内与院外维修。针对要报废的物品，应该在系统上提交申请单，同时及时地修改库存信息。
（4）物品月结盘点财务报表管理。在日常管理中，应该定期或不定期地盘点仓库物资情况。医疗以及非医疗物资使用后都会有耗损，到达一定程度需要报废，系统需要及时调整入出库数量。盘点前，需打印各项物资的盘点表，系统中记录盘点时间，盘点结束后再打印一张，用于对比，对于盘盈盘亏物品实施入出库流程，同时记账。财务业务基本流程为物品入库—填写发票—记账—审核付款。
除上述功能性需求之外，后勤物资管理系统对于市场、经济和技术可行性、不间断性、计划性的要求较高，因此，在设计系统中还要考虑非功能性需求。系统性能需求方面包括运行性能、安全性能、实用性及可扩展性。
（1）运行性能。首先，登录管理系统后，医护人员能够实施巨量物资查询及检索操作。要想确保操作的有效性，就要确保信息是真实和完整的，进而为应用者提供依据。其次，医护人员修改数据或键入新的数据信息，可能有输入数据不正确的情况，对此，系统需要准确识别，同时发出警告，提示人员修改，确保输入信息的准确性。最后，考虑到后勤物资管理系统直接面向应用，而且需要存储很多的物资信息，为了提升查询的高效性，需要对系统进行压力测试。
（2）安全性能。首先，设置身份验证和权限机制。用户登录系统时，需要实施身份验证，结合用户权限访问相应的内容。用户只能在权限内操作，无法修改其他模块数据，防止错误操作，影响其他模块正常运行，确保系统操作的安全性。其次，采取关系型数据库。其安全性较高，数据维护性较好。
（3）实用性及可扩展性。后勤物资管理系统的设计，可以为物质管理工作提供技术平台。在设计中应该留意医护人员操作流程和习惯，考虑未来一段时间内业务发展需求，提升系统的可扩展性。当产生新的需求时，能够在系统中加入新的功能模块，适应医院物资管理的要求，因此，系统需要具备较高的可拓展性。只有实现上述要求，才能确保系统的质量以及数据的安全性[2]。
2.2 设计目标
面向流程管理，就是在对各项事件及工作过程实施管理时，强调对时间的有效利用。突显通过过程控制，实现最终结果，要求管理人员重视过程能力建设，确保在各个过程及阶段产生更佳的结果。
本文以后勤管理整体情况为着手点，分析系统中整体需求，对整体功能实施全局设计，确保数据的完整性，从而为绩效考核及医院决策提供参考。运用医院的网络，针对后勤物资信息化管理软件为相关信息输入及输出构建平台，在已有的管理信息系统上，依据后勤管理需求，将增效减支以及后勤管理规范化当作软件系统的主要内容，利用信息技术、网络资源以及硬件，构建更好的信息系统处理方式，对各项管理工作实施整合，确保工作处理的时效性，减少管理方面的成本[3]。
后勤管理及服务包含较多的内容，在构建系统时需要统筹规划及安排相关方面。在所有部门中应该构建有效的信息沟通及交流机制，促进工作的高效开展，后勤管理系统的功能需要实现以下目标。首先，后勤信息管理系统提供规范服务，节省管理成本，基于先进的信息技术，为临床提供更好的服务，有利于新业务拓展及发展。其次，依据现有的HIS等手段，确保相关部门间的信息沟通效果，防止产生资源浪费问题。还要优化信息传递，减少手工操作环节，让工作人员将时间和精力放在为患者提供优质服务上。
2.3 业务流程再造
以往的管理模式中存在较多的问题，这就需要实施流程再造，利用先进的信息化管理手段，集中统一地管理后勤物资，适应临床工作要求，符合财务对报表提出的要求，高效地利用医院的各项资源，实现信息化管理。第一，原有管理流程。以往是后勤科室负责采购物资并且入库，科室领用出库，通过临床科室手写单据，到后勤科室领用物资，需要花费较多的时间，流程单一[4]。另外，财务报表需要人工进行统计，无法确保准确性，很难形成统一的报表格式，使得很多耗材及固定资产的统计效果不理想，资源浪费问题严重，管理呈现出无序的状态。第二，新的业务流程打破了传统的流程，依据信息化管理，重新塑造业务流程。新的流程是：临床科室提交采购申请、后勤科室进行采购和入库、发放出库、建立档案、月结和盘点。还有手术室耗材采取零库存管理方式，以往的流程不能对手术室实施管理，存在医生乱用手术耗材的问题，采取新的管理方式后，可以依据使用需求，发放出库。针对固定资产报废及维修，运用统一的管理方式，由临床科室提出报修申请单，后勤部门安排人员进行维修。对折旧的设备统一进行报废处理。系统在后勤物资盈亏处理方面，利用盘点及月结的方式，可以确保财务报告明确。
2.4 系统架构设计
系统划分成五层，分别是用户界面层、业务逻辑层、一致性分布式访问接口、数据访问层、持久化层，各层间存在联系，缺一不可，中间层负责向上层提供访问接口。
（1）网络结构设计。对于系统设计层面而言，管理系统网络拓扑结构需要运用混合拓扑结构，由于其全面考虑系统代码可重用性及系统可移植性，能够为后续升级及维护工作提供便利。系统运用C/S三层架构，基于客户机/服务器模式，能够让临床科室通过软件前台访问系统，借助后台Oracle数据库查询有关物资信息，同时提交采购申请单[5]。
（2）系统组织结构。系统中包含财务管理、系统管理、采购入出库管理以及维修报废管理四个模块，每个模块中会进一步细分。在系统设计中，应该全面考虑需求，做到简单清楚。
（3）系统数据流。对于分析系统模块，明确功能模块及数据处理间的联系，基于数据流图进行展现。管理系统的对象包括后勤库管员、系统管理员以及采购员。
（4）数据库设计。数据结构设计需要结合后勤管理业务需求以及系统数据特性开展，主要涉及：①工程设计库，统筹管理工程信息，涵盖基本项目、固定资产、承建方信息等；
②物资数据库，统一管理物资等方面信息，如物资基本信息、类别信息、申报材料审批信息等；
③供应商数据库，管理物资及固定资产，消耗品采购的供应商信息；
④招投标数据库，管理物资及固定资产招投标信息，如招标、投标、开标信息等；
⑤维修数据库，涉及临床保修以及报废处理；
⑥档案数据库，如合同、发票的文件档案、出库建档；
⑦绩效考核数据库，涉及相关的财务报表和临床工程量统计。
（1）系统管理模块的实现。其中涉及普通用户权限及管理员权限，普通用户可结合管理工作内容，进一步细致划分权限，确保系统安全性。权限设置主要是针对后勤科室和财务科室，前者的权限只有物资的入库、出库、建立档案、采购、盘点等；
后者则是核对各种报表，如折旧、入库和出库、盘点及月结报表等。
（2）采购管理模块实现。相关科室结合需求，合理编制采购计划，后勤科室结合不同科室的需求，明确采购物资的情况。系统中的采购计划主要包括：所有科室提交的采购申请单；
系统自动结合安全库存形成的采购计划；
结合一段时间内物资的消耗量自动形成的计划。
（3）物品信息模块管理。该模块主要对库房物品的基本信息实施修改或是增加。物品入出库后，无法修改信息，通过这样的方式，能够约束后勤科室工作机制，确保财务报表的可靠性及准确性。
（4）厂家供应商模块管理。该模块旨在对厂家及供应商的信息进行管理。相关科室提出采购申请之后，后勤部门需要选择明确供应商，并且签署合同。
（5）入库管理模块。该模块负责一级库房物品入库申请、保管员实物入库、会计记账。因为各医院工作及流程不同，若是选择自动入库，需要保留单据，库存自动地加在上面，财务账册库存也要自动增加，无须进行保管入库及会计工作，完善了工作方案。对于已经经过会计记账的单据，因为操作失误或其他方面原因而影响到一些或所有物品，应采取其他方式实施退回。
（6）出库管理模块。后勤部门需要将采购的物品入库，并且出库给提交申请的科室。这时库存会变少，会计记账。由于医院每天所需的手术材料较多，且成本较高，若是缺乏统一管理，就会影响医院的效益。
（7）月结盘点模块管理。其中，月结就是形成二、三级库房每月期初、结存。医院实施各季度物资盘点，旨在盘点盈亏库存，结合盘点结果，针对盘盈的物品，应该进行入库，对于盘亏的物品，需要进行出库。
综上所述，在信息时代背景下，信息化在医院后勤物资管理中得到了运用，这是发展的必然趋势。科学合理地运用有限的资源，可以提升临床工作的高效性，减少物资浪费问题，提升患者的满意度。毫无疑问，信息化手段的运用，为资源利用提供了便利，同时还要重视信息安全问题，加强安全防范，兼顾便捷性与安全性，避免医院中的各种信息被权限之外的人员使用。虽然后勤物资管理系统在开发中获得了一定的成果，但是工作任务依然繁重，后续系统设计中还要不断地努力和提升，完善管理系统，充分发挥系统的作用，提升后勤物资管理的水平。■
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