郭晓杰
（核工业二八0研究所，四川 广汉 618300）
对于文书档案管理工作来说，一方面要保证工作的准确性和及时性，另一方面也要使得档案信息在过程中能够被监控和管理。当文书档案信息管理内容上传到线上系统，相关管理人员就可以根据线上系统的查阅，实时的掌握当前该类型档案信息的储存情况，无论在任何时间任何地点，只要有网络接入就可以完成这样的查阅过程，并且查阅过程中不会对档案的归拢情况造成影响，也不会影响到其他部门和人员，在同一时间进行信息内容调阅的需求，完美的解决了过去由于纸质这个介质的特殊性所造成的查阅和检查的限制。
每一个单位部门在日常管理和运行过程中都会产生大量的信息档案，需要由专门的部门和人员对其进行整理和分类，基本上只要有组织机构的地方，都会存在文书档案管理的需求和工作场景。随着社会的发展，文书档案信息储存的对象类型也更加的丰富，由原本的文字转变为音频，视频，影像，电子档案，消费记录等多种复杂多元的信息体。单纯的纸质介质已经无法满足对此类丰富媒体类型进行记录的要求。目前越来越多涉及文书档案管理工作的机构，都开始考虑将线下档案库转为线上，以信息化手段来进行后续信息的录入，确保信息的准确性，查阅和利用的时效性和方便性，同时也为文书档案信息的管理制定了更加现代化的规章制度以适配新型管理场景所提出的各类要求。
1.1 缺乏对档案管理工作的重视
单位文书档案的管理和规划发展，离不开单位各级领导和档案管理人员的重视。除了专职档案管理机构，单位的文书管理多认为并不是其主要业务工作的构架，认为这些工作没有技术含量，人员上岗后就能上手，这造成很多单位文书收集随意，整理不规范，立卷制作档案困难的情况。这样片面的收集文书档案，不仅会造成文书档案的缺失，档案缺乏有效性；
严重的，也影响着单位的文化建设。各单位对于档案信息管理工作的重要性缺乏宣传和重视，所以在很多时候这方面的管理意识淡薄，容易出现信息缺失，遗漏信息更新不及时，不准确的情况，过程中也缺乏对档案信息管理工作成效的监督和管理。相关部门涉及档案信息文书管理的人员都是兼职，缺乏专业的档案信息管理经验和职业教育的背景，在工作过程中容易出现缺乏专业素质培训而导致的工作效率低，工作错误率高的情况。相关部门领导也缺乏对相关工作的重视，在进行资源配置和组织架构调整时，没有针对文书档案管理工作的实际进行相关配套，影响到了他们在日常工作时的效率。
1.2 文书档案管理还需提高科学性
文书档案管理想要达成成效就必须要强化日常管理时的现代化管理水平和手段。缺乏先进手段和专业人员数量不足，会影响到档案信息管理工作的覆盖面和工作质量。首先是专业人员数量不足，会影响到关键位置信息录入的准确性和科学性，在设定档案信息、录取标准等方面时，会出现遗漏，并且由于缺乏更加先进、高效率的信息获取手段，在进行档案信息基础信息收集时容易出现要素缺失、系统性差、归类混乱等各类负面影响。另一方面，信息技术手段或水平的落后，经常导致出现信息录入缓慢，信息录入错项，信息录入缺少等情况。先进的信息化管理手段，体现在它具有高效的信息收集效率，同时又能够从容应对大体量的信息规模，并且能够在整个信息录入和收集整理的过程中，防止出现信息收集的错误，进而避免人工操作失误。
2.1 打通跨部门之间的信息壁垒
信息化管理平台需要从不同领域，不同节点，不同层面，不同部门，不同区域进行信息采集，过去那种职能化部门的分布具有较强的职权界限，不利于进行统一管理和信息共享，因此应结合信息化共享平台的特点打造跨平台合作领域系统的建设。假设在推进信息化集成项目运转的过程中，如果该部门仍然是沿用职能型组织机构，就会由于架构问题造成很多本可以避免的问题而造成部门之间交流迟缓，信息阻塞。各个部门之间由于标准规格不同，也会导致信息无法统一。信息化平台的运转和管理属于一种技术密集型工作，系统本身的运行和管理需要有硬件设施基础，软件配套，网络集成和具体的应用系统作为操作指令。采用智能化的主持架构，将项目分配给不同的职能部门，各部门之间利用自己的工作经验和优势，对专属的任务进行解决，并不是难事，但是单一部门是无法对整个项目的运行进行维持的，部门之间会存在共用资源浪费、工作量分配不均、信息沟通不畅的问题。这是组织机构天然就存在的缺点，只要仍然是处于这种组织架构，那么就无法避免同类型的问题不断出现。所以应该从全局出发，打破部门壁垒，找到一套适合信息化系统运转的新型管理模式和架构组织。例如，利用单位内网，将泛普、飞鸽、MAPGIS、OFFICE等软件集成，形成跨平台合作领域，实现档案的统一管理和信息共享。
2.2 培养专业人才，建设高效率的专业团队
文书档案人员要尽可能采用专职人员，并且要求人员具有一定的工作经验，或者受过专门的档案及信息技术教育背景，如此能够快速入手档案的管理内容，并且能够对文书档案在日常管理中可能面临的问题困难，结合单位发展实际状况来进行提前的方案设置。在进行专业技能培训时，侧重于对每一个人员进行单方面专业化的提升，让每一个人能够专长于自己擅长或负责的内容，组建一个高效运作的团队，由团队来应对复杂的档案管理和信息化管理，实现档案管理的“专家化”、系统化、体系化。
2.3 各级人员的责任落实和标准化建设
提高档案管理工作的政治认识和站位，明确职责，落实“一岗多责”，将档案工作融入业务工作，消除业档分离界面，结合业务工作的特点开展好档案工作与业务工作同设计、同部署、同开展、同检查、同奖惩，加强各项工作的落实，从上至下，逐级养成良好的工作习惯。另外，要创建和实施档案管理标准化，从职责落实、制度建设、归口管理、信息系统与载体设备、保障与监督等方面实现体系化和标准化，实现闭环管理和可持续发展。
在执行文书档案管理工作时，工作重点是确保所有的档案、信息能够以正确的分类方式进行保存、管理、借阅，避免出现信息的错误和混乱。跨部门的联合作战，高效专一的管理团队以及信息化集成手段将更加标准的规范档案管理，实现更加高效的内容储存、调阅分类和标的提取，构建一套完整的、系统的档案管理和信息录入体系。
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