物业 行政综合管理部 公文管理制度 1. 目的
规范公司各类公文的撰写要求及格式编排。
2. 适用范围
本制度适用于
物业管理有限公司在公文撰写工作中的规范及督导。
3. 公文种类
本公司常用的有：通知、通报、请示、报告、函、会议纪要等。
3.1 通知 用于批转上级单位的公文，转发物业协会的公文，发布公司规章制度，传达要求分公司和各项目部办理的、周知或需要执行的事项、公司人事任免等。
3.2 通报 用于表彰先进，批评错误，奖惩员工，传达重要事项。
3.3 请示 用于公司向上级单位请求指示、批准，分公司、各项目部向总部请示相关事项（需要有回复的公文种类）。
3.4 报告 用于公司向上级单位、物业协会汇报工作，反映情况，提出意见、建议或答复上级单位的询问（不需要有回复的公文种类）。
3.5 函 用于平行部门或不相隶属的单位之间相互商洽办理业务、询问和答复问题等。
3.6 会议纪要 用于记载和传达会议情况和议定事项。
4. 公文格式
4.1 公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、
行文单位、印章、成文时间、抄报、抄送单位等部份组成。
4.2 发文号的编排 4.2.1 公司总部制作的公文，由行政综合管理部编排发文号；分公司、各项目按照相应模板认真补充内容。
4.2.2 向辖区内业主发出的各项通知及会议纪要不参与编号,但需有标识（如日期）。
4.2.3 分公司、各项目部公司总部各部门代码由行政综合管理部用汉语拼音编写，新项目成立时，行政综合管理部即确定代码。现有分公司、项目及部门代码详见支持性文件 。
4.3 公文标题应准确简捷地概括文件的主要内容，标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。
4.4 公文如有附件的，应当在正文之后、落款之前顺序注明。
4.5 公文须加盖印章或经批准人签发之后方为有效版本，印鉴应骑年压月。
4.6 行文规则
公司发文统一按照公司红头文件模板。分公司、项目部呈报或下发文（函
件）、通知等，严格按照公司确定的模板，不得随意更改模板样式，总部各部门若使用该类模板则仍按模板格式和排版规范填写。
4.7 发文权限及范围 4.8 分公司、各项目部的发文权限 4.8.1 向业主发出的通知、知会、征询、提醒、提示、警示等事务性文件。
4.8.2 公司内部处理业务、磋商问题的文件。
4.8.3 向本部门内部员工发出的通知、知会、征询、奖惩等文件。
4.8.4 涉及费用、人事任免的事项，报请公司批准后再发出或执行的文件。
4.9 公司发文权限 4.9.1 向上级机关、物业协会、法人单位发出具有实质性内容的文件。
4.9.2 涉及公司经营管理大政方针、规章制度、质量体系、工作标准、服务规范的文件。
4.9.3 涉及财务、人事、管理等重大事项的文件。
4.9.4 向分公司、各项目部、总部各部门下发的通知、知会、征询、奖惩等文件。
4.10 总部各部门发文，均以公司加部门简称名义发布。
4.11 分公司、各项目部、总部各部门不得越级请示，向上级单位请示事项须报请公司批准，并以公司名义请示。
4.12 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，切勿多头主送；如需同时送达其他单位的，应当采用抄送的形式，但不得同时抄送下级单位或不相隶属的单位。
4.13 “报告”中不得夹带请示事项。
5. 公文处理
公文处理主要有发文处理和收文处理。发文处理包括拟稿、打印、校对、会签、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁程序。收文处理包括签收、登记、拟办、
批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序。
5.1 公文起草及发文流程 公文起草及发文流程详见支持性文件 YY﹒ 。
5.1.1 拟稿要求 A. 符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。
B. 实事求是、观点鲜明、逻辑清楚、言简意赅、用字准确、打印工整。
C. 时间、地点、人物、数字及引文准确。
D. 结 构 层 次 序 数 ， 一 般 公 文 第 一 层 为“一、”，第二层为“1.”，第三层为“1.1”，第四层为“（1）”；规章制度类第一层为“1.”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，
第四层为“A.”、第五层为“a.”。
E. 法定计量单位使用英语+阿拉伯数字，数目字使用阿拉伯数字，其余使用汉字。
F. 遣词用字准确规范。使用简称时，应先用全称，再注明简称。
5.1.2 打印、校对 分公司、项目部拟稿人将草拟的公文认真校对后、经主管领导审核后传至公司；公司发文须分管领导审核。打印文件使用不易水化或不易褪色的油墨打印。
5.1.3 签发权限及方法 （详见公司公文处理流程）
5.1.4 公文的发出 A. 对外发出的公文应是原件，保留另一份原件或复印件留存归档。
B. 公司内部使用的文件，涉及费用收支的，经领导批复后，原件用于办理财务手续，较重要的由部门另存底。
5.1.5 限期送达的公文，可用传真或电子邮件发送，并随即通过电话或回传签收件的方式，落实签收情况；重要的原件可事后补送。发送传真时，发送成功的记录纸，随文件保存一年。
5.2 收文 5.2.1 收到公文，由主管部门的指定人员将收文交相关负责人办理，并做好相关记录。紧急公文应按时限办理。
5.2.2 对不属于或不适宜本部门办理的或确认发文错误的，应及时退回原处。
5.2.3 分公司、各项目部需要请示公司领导紧急批示的文件，可按照公司公文处理流程或工作呈报来办理。
5.3 传真公文的处理 5.3.1 收到传真公文后，由收文部门做好相关登记。
5.3.2 涉及费用、人事等实质性事项的传真件，收文人员或部门应避免无关人员接触该类文件。
5.3.3 凡传真件涉及到其他部门的，主办部门应主动与其他部门协商处理。
6. 公文处理要求
6.1 公司总部各部门上报实业公司或上级单位文件一律使用红头文件。
6.2 公司总部各部门需印发的文件及分公司（各项目部）所有的请示、报告、申请等应严格按照公司确定的模板和排版规范执行。
6.3 总部各部门、分公司及项目部应严格按照公文处理流程执行，做好文件类别及会签人员的选择，并及时跟进自发文件的处理进程。
6.4 公司文员要根据领导审批结果，做好印发文件的编号、排版及存档管理。
7. 发文类别及处理权限
7.1 公司文件的发文简称分以下类别：公司发、公司党发（公司党总支委员会发文）、公司工会发（公司工会委员会发文）、公司团发（公司团总支委员会发文）、公司综发（行政综合管理部发文）、公司财发（财务资产部发文）、公司人发（人力资源部发文）、公司经发（经营拓展部发文）、公司品发（品质监察部发文）及公司工发（公司工程技术部发文）。
7.2 分公司（项目部）对其内部文件有全权处理权，但涉及重要经营业务、党组织建设、人事任命、财务发放应报送公司总部。
8. 支持性文件
8.1 《分公司、各项目部各类文件排版规范》
8.2 《公司属分公司、各项目、总部各部门简称及文件编号一览表》
8.3 《制度汇编排版规范》
8.4 《OA 办公系统公文管理流程》
9. 质量记录文件
《公司文件模板》