人事档案是组织人事部门在管理活动中形成的，按照党的干部、人事政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩等的个人综合信息，并以个体为单位整理保存起来以备查考的文件材料，是单位考察了解和选干的重要依据。是干部管理及人力资源管理工作的重要组成部分。在人事档案管理中实现管理手段的现代化，信息数据的网络化，将大大提高档案信息检索利用工作效率。
一、人事档案特点
1、积累性和补充性人事档案是一个人成长和工作的基本记录，包含个人履历、社会关系、政治表现，文化水平、工作状况等方面的资料，人事档案要完整的记录个人情况的信息就必须长期积累和不断地收集补充。
2、真实性和机密性人事档案是一种最真实、最可靠、最具权威性的信息。档案记载的内容必须如实地反应一个人在学习、工作、生活中的历史面貌。每一份人事档案从来源、内容到形式等方面都必须完全真实可靠，从根本上体现信息的确定性与可靠性。档案的机密性是由档案的内容特点及特殊作用所决定的.由于人事材料涉及与人员有关的工作和重要事项及人员本身的学习情况和家庭隐私等内容，所以不宜公开，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，并要有严格的管理制度和审批手续。
3、独立性和排他性人事档案形成的最终目的是如实地揭示出一个人的经历、政治状况及业务状况，记录个人成长、演变、家庭、专业情况和社会关系等各方面的全貌，为人事管理提供条件和依据。因而要一个人的姓名为立卷单位，避免张冠李戴，以保持其独立性和排他性。
4、流动性与依附性人事档案是要随着人员工作调动、岗位变化，而随之调转，具有流动性与依附性， 人事档案内容随着当事人经历的变化，将产生一些新的信息资料，因此，必须相应补充，这样才能使人事部门及时了解所属人员的全面情况，管好用好所辖人员。
二、人事档案信息化建设的必要性，
人事档案信息化建设是指在档案管理的活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。在《全国档案信息化建设实施纲要》中明确指出了档案实现信息化的建设方向、基本内容和要求。随着网络技术及信息产业的发展，人事制度改革不断深化，人事档案材料大量增加，人才流动日益频繁，人事档案管理必须更新理念、开拓创新、整合资源，摆脱原始单一的纸质管理方式，运用当代科技新成果和管理新手段，使得人事档案信息的利用更加详尽、准确、方便，提高人事档案工作的效率和水平，实现人事档案信息纸质与电子同步保管；手工管理转向自动化管理；档案纸质查阅转变为网络化利用；实现数据库内数据的管理和利用；实现人事档案管理的信息化、系统化和资源共享，为信息社会的需求和国家信息化提供强大的信息资源。
三、制约人事档案信息化管理工作发展的主要因素
人事档案管理工作中呈现的信息化建设滞后、档案社会利用率低等现象主要是因为，一是，管理上重保管轻利用、重新建轻整合、重硬件轻软件，对如何开发档案信息，优化档案重视不够，归档意识淡薄，归档材料欠缺，档案利用率低，淡化了人事档案工作的地位和作用,阻挠了信息资源开发利用深入，影响了人事档案管理的发展。二是人事档案“信息私有”封闭保守的传统模式，一般只供领导或组织上使用不对外。这种模式虽然在过去的人事档案管理中起到了重要作用，但在今天信息网络化时代，这种管理模式利用面较窄，不能全面的为查阅者服务。三是没有真正树立信息化观念，档案信息的输入只是人员基本信息、档案目录编辑等日常工作环节，存储和开发利用仍处于手工操作阶段，信息化、科学化、规范化管理程度不高，导致了人事档案的利用效率低，档案管理及利用不便，影响了人事档案管理质量。四是在人事档案管理机构，缺乏专业人才，管理人员信息技术能力和水平较差，不适应人事档案信息化建设的需要，是制约人事档案信息资源的深层次开发利用的很重要的一个原因。
四、 实施人事档案信息化建设的途径
1.转变观念、加强领导
人事档案管理必须得到领导干部的高度重视和大力支持，把信息化作为重点来抓，成立领导小组，要充分认识档案信息化的意义、本质和发展规律，大力宣传人事档案信息化建设，强化人事档案管理的现代化意识，把人事档案管理工作纳入领导工作议事日程中，定期检查、指导，发现问题及时解决，人事档案只有进行合理优化，理顺关系，才能提高人事档案信息化建设的成功率。
2.完善人事档案基础设施建设
各单位领导应加大人事档案信息化建设基础设施的投入及人力投入，配备计算机、扫描仪、复印机、打印机、温湿度自动控制仪、防磁柜及作为处理计算机病毒杀毒及检测功能的中间计算机；配备档案管理人员专用的移动硬盘、U盘等必要设备。在软件与硬件的基础设施上下功夫，积极采取措施，这是人事档案管理信息化建设的最重要条件，也是信息技术的应用与人事档案信息资源开发利用的关键因素。
3.人事档案信息资源建设
推进人事档案信息化建设的最终目的，是为了使人事档案信息资源在信息化条件下能最大限度地发挥作用。数字档案信息资源建设涉及到档案信息资源的形成、整理、储存、检索、保管、利用、鉴定、统计等几乎所有传统的档案业务。也就是说，数字档案信息资源就是以统一的标准和规范为基础，形成全面系统的数字化档案信息，我们要有一个完整的业务规范指导体系，在中组部《信息结构体系》的基础上，以人事档案的原始材料为依据，进行数字化后,运用多媒体技术，及时准确地对多种载体形式与记录方式的档案进行大量转化，建立人员信息数据库，将数据库系统的建设与常规人事档案工作有机结合起来，提高搜集,不断更新和添加必要的数据内容，扩大人事档案服务利用范围，建立起准确、完整的人事档案信息管理数据库，实现档案信息资源共享。
4.建立人事档案的网络化管理系统
建立网络化管理体系，发挥网络效益，是档案信息化建设的中心任务。将分布在不同地域、不同部门的档案信息资源和档案工作者连接成为一个整体，把形成档案材料的各有关单位和收集部门紧密地联系起来，通过局域网及时更新，实现信息共享，为档案工作者提供了没有时间和空间约束的统一资源中心，为档案利用者提供快捷、方便、全面的查询服务。同时人事档案的网络化管理系统，要解决好管理权与使用权，网上信息的发布必须严格管理，设置好用户的系统权限，建立各种审批、登记手续，注意档案管理的信息安全问题，做好保密工作。防止档案信息的遗失和损毁。对数据库实施有效的安全防护，实现信息资源共享，使人事档案信息资源得到最大限度的开发利用。
5.人才队伍的建设
人事档案信息化建设时间长任务重，管理人员必须有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。人事档案内容涉及个人和隐私，所以更要认真学习《保密法》及其配套法规，使保密工作在档案工作的各个环节都有法可依，有章可循，要不断开展继续教育，学习计算机知识及人事档案管理软件知识，加强管理人员的信息化培训，普及现代知识教育，培养信息化管理理念,改善他们原有知识结构，丰富档案管理者专业知识能力，将传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档能力结合起来。使人事档案信息化建设所需要的人才即有深厚的档案学基础理论，同时又了解、熟悉信息技术。培养出一支政治可靠、技术过硬、专业协调、结构合理的信息化人才队伍。达到以管理人才为基础、以技术人才为支撑、以复合型人才为重点，加快构建人事档案信息化人才的体系。
总之，信息化建设的最终目的是为了使档案管理更加科学、利用更加便捷。档案部门应从加强思想意识的转变，改变以前被动消极等待的做法，树立新的观念，多角度和全方位地征集人才变化和发展的信息,合理开发并最大限度地利用档案信息资源，制定完善的管理制度和工作流程，提高人员素质，实现档案管理科学化、现代化，使档案管理工作发挥它应有的效益，保证人事档案信息化建设的开展,以适应现代知识经济时代对人才、人力、智力资源的信息需求。
参考文献：
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[2]谭丽珍. 高校人事档案信息化管理探讨.
[3]魏德壮. 高校档案信息化建设初探.
[4]卢玉红,方春彪. 人事档案管理现代化.