平常我们在编辑文档的过程中，总有一些语句需要重复输入，比如公司名称、邮箱地址、通信方式、某些特殊符号和文章中已经输入的某些短语等。对于这样的词汇，如果每次都按部就班逐字输入，显然要浪费许多时间。对于文档编辑高手来说，他们通常会采用一些简单而有效的方式来提高输入效率。这些方式究竟是什么呢？别急，下面我们就来揭秘一下。
常用短语，输入法帮忙
在撰写文档中经常会遇到像公司名称、通信地址等内容。不妨请输入法帮忙，利用其提供的造词或自定义短语功能，将相应内容添加到词库中，以后再使用时，只需按下设置的按键，就能快速完成内容的输入工作。目前几乎所有的中文输入法都支持该功能，下面以QQ五笔为例，说说操作流程。
切换到QQ五笔输入法，点击工具条右侧的“打开工具箱”按钮，在出现的工具列表中选中“词库”选项，打开“QQ五笔词库管理”对话框。选择左侧的“自定义短语”项，在右侧点击“添加”按钮（如图1），打开“编辑短语”对话框。在“缩写”文本框中输入调出该短语所用的字母（可以根据短语的性质确定字母，比如要定义地址，可以输入“wddz”，即“我的地址”的首个拼音），然后在自定义短语输入要定义的短语（支持多行、空格、回车和特殊字符）。设置完毕，保存修改并返回上级对话框（如图2），按下“确定”按钮即可。以后要输入通信地址时，只需按下“wddz”，相应的信息就会按设置的格式出现在文档中了。
tips
如果不想添加短语，只想添加词语（比如公司名称或自己的姓名），可以在QQ五笔的工具列表中单击“造词”，打开相应的对话框，按提示进行操作。和自定义短语不同的是，造词不允许添加汉字或外语短词之外的内容，也就是说不支持多行、空格、回车、标点符号和特殊字符等。
时效性高频，替换相助
本文讨论的“时效性高频”，是指只在某篇文章中需要反复输入的词语，在其他文章中不一定用到。对待这样的词语，无需用造词或自定义短语的方法将其添加到词库中，但可用替换的方法加快输入效率。
假设在编辑某篇文档时，经常要输入“初二三班王晓明和初三四班张雯雯”这几个字。 在这里固然可以用复制粘贴的方法来提高输入效率，但如果在编辑的过程中，还经常需要复制一点其它内容，那么原先剪贴板的内容就会被替代，这样为了达到能复制粘贴“初二三班王晓明和初三四班张雯雯”的目的，就不得不反复复制这几个字，致使输入效率降低，但如果用替换法，效果就不一样了。
在遇到需要输入“初二三班王晓明和初三四班张雯雯”时，不输入相应字符，而是输入几个非常简单，但与文档内容无关的字符，如“123”。文档编辑完毕，在Word主界面的“开始”标签的工具栏中，单击右侧的“编辑/替换”，打开“查找和替换”对话框（如图3），然后在“查找内容”文本框中输入“123”，“替换为”文本框中输入“初二三班王晓明和初三四班张雯雯”，点击“全部替换”按钮，现在看看，文档中的“123”是不是全部被替换为“初二三班王晓明和初三四班张雯雯”了？
tips
这种方法对输入某些出现频率较高的特殊字符非常有效。因为相对于汉字和数字来说，特殊字符的输入毕竟要难一些。此外，在Word中，可以利用F4键快速输入一些重叠词组，比如我们要输入“辛辛苦苦”这个词，如果输入法中并未提供这个词，而只有“辛苦”这个词，我们可以先输入“辛苦”，然后将光标定位到“辛”与“苦”之间，再按下F4键，“辛辛苦苦”这个词就出来了。