【摘要】 企业在异地设立办事处初期将面临较大挑战，在财务管理上也具有特殊性。本文主要就外地办事处成立初期面临的财务管理问题进行深入探讨，并针对全国性销售企业加强外地办事处财务管理提出五项措施建议，以期为相关企业提供实践操作指导。
【关键词】 企业 办事处 成立初期 财务管理
随着市场化竞争的日益加剧，企业为了增加销售额，扩大市场份额，需要积极主动地进行销售推广，扩大产品销售覆盖区域，从而达到销售规模扩大的目的。为了达到战略目标，企业通常会根据销售战略，逐步在外地建立办事处，通过办事处来推动业务发展，实现销售战略。但是在办事处成立初期，业务处于开拓期，市场尚未打开，不能获得稳定充足的销售收入，同时人员少，缺乏专业的财务人员进行财务管理，也没有历史可比数据进行财务预算和控制，财务管理难度大。本文主要就外地办事处成立初期面临的财务管理问题进行深入探讨，并提出相应管理措施。
一、外地办事处成立初期的财务管理的特点
办事处是非独立核算的非法人机构，不用报税和交税，其所有的一切经营活动由总公司行使，包括签订销售合同、开票、收款、报销费用等。办事处的主要职责是分析当地市场、建立销售渠道、开展销售业务，相当于销售部门伸向全国的触角。虽然办事处一般隶属于销售部，但仍然是一个获得销售收入、支出成本费用的独立的利润中心。办事处成立初期是指建立办事处后，到其打开销售市场获取相对稳定的销售收入，并可覆盖办事处费用前的时期。由于这个时期办事处处于业务开拓期，其财务管理上具有如下特点。
1、人员少，无财务人员，总公司代管财务。办事处成立初期，由于市场尚未打开，不能获得稳定充足的收入，公司一般不会投入大量的人力、物力，办事处人员较少。新成立的办事处主要人员构成以销售人员为主，一般会有经理1名、销售人员2名、行政秘书1名。考虑成本效益原则不会安排专门的财务人员，财务管理工作由总公司财务部门行使。
2、人员缺乏财务知识和财务管理理念。由于办事处以销售人员为主，大部分不具备专业的财务管理知识，同时办事处成立初期主要目标是拓展当地市场，扩大销售收入，所以总公司对办事处的业绩考核指标主要是销售收入。为了达到公司目标，办事处的工作重点是建立销售渠道、扩大销售份额。而对于成本、费用的控制，办事处经理因缺乏财务管理理念，无法运用预算控制等手段进行财务管理。
3、总公司对办事处的财务管理集中在费用控制。成立初期，办事处尚未获得稳定收入，财务核算事项主要是费用，包括房租、办公设备、交通费、差旅费和应酬费。总公司财务部门负责报销、核算办事处费用，并根据公司相关规定对费用进行控制。作为利润中心，在收入较少的情况下，总公司对办事处的费用控制显得尤为重要。
二、外地办事处财务管理的重要性
外地办事处是全国性销售企业延伸到各地拓展业务的前沿，公司业务规模的扩大、战略目标的实现都依赖于办事处的销售业绩；同时作为利润中心，办事处是公司利润的来源，对公司经济效益的实现具有重要作用。办事处在公司的发展中有着重要的地位，特别是随着办事处的不断增加，加强对办事处的管理显得尤为重要。
财务管理是在一定的整体目标下，企业对资产的购置、资本的融通和经营中现金流量以及利润分配的管理，它是企业管理的重要组成部分，是组织企业财务活动、处理财务关系的一项经济管理工作。办事处作为公司利润的重要来源，加强对办事处的财务管理对公司提高盈利水平，实现公司整体经济效益具有重要意义。
加强办事处的财务管理一方面能帮助办事处提高盈利能力，实现自身价值和利润最大化；另一方面可降低风险，提高办事处的市场竞争力。通过财务预算管理可对办事处整个经营管理进行财务控制，从而实现办事处作为利润中心的经营目标。预算数与实际数的对比能够反映办事处的经营状况，体现办事处经营管理过程中隐藏的问题。
办事处成立初期，办事处经理更重视销售业绩，而对费用控制不重视，但是对于公司管理层，在未能获得销售预期的情况下，基于收入成本配比原则，对办事处的费用支出十分关注。由此，总公司的财务部门需要加强对办事处的财务管理，分析其经营管理情况，控制费用，传递压力，刺激办事处提高业绩，降低成本。由此可见，通过财务管理手段，可帮助经营层实现经营目标，加强对成立初期办事处的财务管理显得尤为重要。
三、办事处成立初期财务管理存在的问题
由于办事处人员财务知识和财务管理理念的缺失，以及办事处均在外地，使得总公司财务部门的管理难度加大。总公司财务部门对办事处的财务管理存在以下几个方面的问题。
1、预算控制不到位。作为财务管理的重要控制手段，预算管理不能很好地发挥作用。主要表现在：一是办事处成立初期，由于没有历史参考数据进行比对，同时总公司财务部门对外地物价水平不了解，很难制定合理适当的费用预算。如果预算制定的不合理，执行时通过预算外审批的例外事项增多，预算控制的权威性受到质疑，预算控制手段会失效。二是办事处成立初期收入少而且不稳定，不能根据收入费用配比原则来拟制费用预算，费用预算拟制缺少一个重要的拟制方法，给预算制定带来了困难，同时很难根据收入费用配比原则来进行财务分析，并对费用发生不合理的地方进行费用控制。三是由于办事处在外地，办事处人员一般会半个月或一个月，甚至几个月统一邮寄一次单据给财务部门，当月发生的费用很难当月入账，使得费用实际发生额与月度预算不匹配，预算完成率波动较大，同时很难通过预算分析发现办事处可能存在的问题，并提出提高办事处经营、管理水平的建议。
2、费用报销效率低。由于办事处在外地，又无财务部门，费用报销全部要集中到总公司财务部门进行报销。办事处一般会半个月或一个月统一收集一次单据邮寄到总公司进行报销，导致单据不能及时送回总部报账，费用报销滞后，报销时间周期长。同时由于某些单据不符合财务报账的要求，使得单据在财务部门和办事处之间来回折腾，导致报销时间延长。而且采用邮寄的方式邮寄单据，一旦单据丢失，而又无法确定责任所在时，会增加办事处与财务部门的矛盾，加大财务部门对办事处管理的难度。 四、加强全国性销售企业办事处财务管理的措施
全国性销售企业的总部应针对办事处成立初期的特点，从以下几个方面采取相应的措施加强财务管理。
1、结合实际经营情况，完善细化财务制度。要加强对办事处的管理，首先要专门针对办事处拟制一套有效、可操作性强的新设办事处财务管理操作指引。办事处收入成本由总公司财务部门统一核算，开发票确认收入，发货确认成本，货款直接回到公司账户，仓库统一发货，所以总部对办事处经营收入、成本可控。针对办事处的财务管理，主要集中在加强对费用的控制。办事处费用包括房租、办公设备、交通费、差旅费和应酬费，应根据费用类型不同，在制度中分别对各费用建立报销标准，可按以下思路建立费用报销标准。一是房租，对个人租用面积、地段、小区档次进行限定，明确房租限额，鼓励员工共同租房或拼租；二是办公设备，拟制办公设备配置清单，明确标准配置设备的品种和数量，并对单个设备价值进行限定；三是交通费、差旅费，根据城市规模和所处位置，对城市进行分类，按一定比率调整报销额度，不同城市设置不同报销限额；四是应酬费，可采用年度预算总额和收入费用配比相结合的方法来确定应酬费，对于超额完成收入的办事处，可设立一定比率适当调整应酬费用额度。
制度中除了对相关规定进行细化外，还应专门针对办事处的特点，拟制专门的报销流程，将单据从费用报销人填写报销单据到最后报销完毕的全过程以流程的形式固化，使得报销发票或单据的流转实现无缝对接，避免单据丢失等问题再次发生。同时要对发票及相关单据的合法、合规性标准进行明确描述。
2、加强对办事处人员财务管理制度的培训。新设办事处财务管理操作指引发布后，办事处人员对制度相关内容并不熟悉，需要通过培训来强化办事处人员的财务管理理念，通过对指引的详细解读，使办事处人员熟悉并掌握费用报销规定和报销流程。由于办事处在外地，培训可采用电视会议形式或者录制培训录像发放到办事处进行远程培训。同时可在财务部门设立咨询电话，随时解答费用报销中遇到的问题。培训后可采用考试的形式使办事处人员重视财务制度，熟悉相关规定，避免报销时由于不熟悉制度规定造成单据来回折腾，从而提高报销效率。
3、强化预算管理，加强费用控制。办事处成立初期在预算管理上虽然存在很多问题，但是作为重要的财务管理方法——预算管理仍然是必不可少的控制手段，所以强化预算管理，加强费用控制对于新设办事处尤为重要。要做好新设办事处的预算管理，首先要编制好预算，预算编制有别于传统预算编制方法，需要采用整体控制、单个费用灵活控制的方法确定预算数。比如对差旅费、房租、办公设备、交通费按照新设办事处财务管理操作指引规定的标准设立单位费用预算额度，单个费用的年度总额度不做单独设定，而是根据年度收入指标设定年度费用预算总额。如果收入超过年度指标，费用预算可按一定比例提高，同时预算执行结果与办事处经理的绩效考核结果挂钩。将预算的刚性和柔性结合起来，并兼具了激励性，可促使办事处经理主动进行预算管理：一方面努力拓展业务扩大销售收入，另一方面缩减不必要的开支，控制费用总额。总部财务部门在进行预算管理时，要严格按建立的费用预算标准进行审核，并及时统计分析预算完成情况，将费用总额控制在预算总额内，同时对于完成收入指标的办事处应及时调整其费用预算总额，灵活地进行预算管理。
4、设置费用报销共享中心。为了更好更快地对办事处的费用进行报销，应在总部设立办事处费用报销共享中心，共享中心由财务部和销售部人员组成。两部门分别安排专人专门对接处理办事处费用报销问题。销售部直接对接办事处行政秘书，财务部直接对接销售部。销售部作为报销的中间环节，一方面可将报销的常规问题在递交财务部之前解决，避免单据在办事处与财务部之间来回折腾，提高费用报销的效率；另一方面可减少财务部与办事处之间的矛盾冲突，使得报销流程更加顺畅。办事处通过费用报销共享中心进行费用报销的流程如图1所示。
其操作细则如下：一是报销人根据费用类型填写报销单，注明费用类型、发生时间和事由，并按新设办事处财务管理操作指引规定将报销单据进行整理、粘贴后交至办事处行政秘书；二是办事处行政秘书按新设办事处财务管理操作指引规定对报销单据进行初步审核，对不符合规定的票据和不符合报销标准的费用提请报销人员予以改正，在票据尚未寄出前解决好费用报销的基本问题，避免单据来回折腾；三是办事处行政秘书将审核合格的单据报办事处经理签字确认后，寄送单据至销售部费用报销接口人，寄出前对单据进行登记，记录报销人、费用类别、票据金额和张数，并与报销人签字确认，最后将票据登记单复印一份放在快递中一并寄给接口人。单据寄送应选择信誉好的快递公司。四是总部销售部费用报销接口人接到费用单据后，首先核对单据是否与票据登记单上记录的情况一致，然后才在快递签收单签字确认。一旦发现单据不符的应及时与办事处行政秘书沟通，分析是属于记录错误还是快递公司原因造成的，如果是快递公司的原因，应及时与快递公司沟通协商解决。同时接口人应根据新设办事处财务管理操作指引规定对费用报销单据进行审核，如果发现不符合规定的，应与行政秘书或报销人沟通，可以代为解决的，就地解决，否则退回行政秘书。审核通过的单据则交至财务部费用报销接口人。五是财务部费用报销接口人审核单据合规合法性，根据费用所属办事处的预算和实际发生额的情况，对费用是否超预算进行审核，并填写财务意见。然后将审核后单据交销售部费用报销接口人，由销售部费用报销接口人按照授权规定，分层分级签字确认，对于超预算的费用，应按预算外流程进行审批。六是销售部费用报销接口人将审批通过的单据交财务部出纳，出纳检查单据是否已按授权经各级领导签字确认，并对已按规定审批的单据及时进行支付。
5、借助网络和财务电子化报账系统。办事处的财务管理难度大，很大一部分原因是由于其地处外地，距离远、沟通不方便造成的。如果实现财务信息系统网络化则可以解决这一问题。将业务流程和管理过程在网络上完成，规避了距离带来的管理障碍，使总部与办事处沟通零距离，提高了管理效率，减少了矛盾冲突。通过电子信息化系统，将总部与办事处处在同一个界面上，双方的沟通更畅通，业务处理时效也会更高。单据不需要频繁寄送，节省了费用。报销时由办事处行政秘书审核单据合法合规性，不需要立即寄送单据到财务部，只需扫描单据上传给财务审核，财务及时审核并支付，同时相关领导通过网上审批，可充分利用领导空闲时间，及时处理日常事务，提高了工作效率。财务部门根据报销人的报销记录，建立信用库，对员工进行信用评级以此制约虚假的费用报销行为。
五、结束语
随着全国经济活动的日益频繁，全国性销售企业越来越多，他们都纷纷设立办事处，从而将销售范围覆盖全国，扩大市场份额。这些企业在设立办事处的初期都会遇到文中描述的问题，并且为此付出经济和效率的代价。但是只要他们找到一套行之有效的财务管理办法，财务管理方式得当，不但可帮助办事处降低办事处成立初期在财务管理摸索中的资源浪费，减少总部的管理压力，摆脱管理困境，而且还可以帮助办事处尽快进入正轨，获得有力的支持，从而提高销售业绩，实现公司整体销售战略。
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（责任编辑：张琼芳）