【摘 要】办公自动化是一个新兴的、复杂的、综合性的领域，它以计算机和网络技术为核心，同时涉及到自然科学、管理学、社会学、系统工程学等多种学科的内容。实现办公自动化可以极大地提高办公效率以及办公质量。本文首先介绍了OA系统的现状及意义，以及（OA）系统的设计分析与实现。
【关键词】OA系统；设计；分析；实现
OA办公系统是信息革命的产物，也是社会信息化的重要技术保证。回顾近20年来微电子技术的进步和通信技术的突飞猛进的发展，各种先进的办公设备如雨后春笋般出现。为适应瞬息万变、竞争激烈的时代要求，各办公机构纷纷引入自动化系统。办公自动化作为当前国际上飞速发展的一门综合性新学科，已经越来越受到人们的重视。
一、办公室自动化（OA）系统现状与发展趋势
世界OA系统的发展非常迅猛，世界各国政府极为重视本国的OA系统的发展，不惜花费巨资。美国的办公自动化在公司和企业中发展得比政府部门要早，并且水平也较高。各公司、企业不仅把OA视为提高效率、节约成本的手段，更是利用它来加强经营管理，作为提高企业素质和企业竞争能力的重要条件。回顾我国OA办公系统的进程，大致可以分为以下三个阶段：
(1)以桌面字处理工具为典型的个人办公工具软件阶段，计算机的应用提高了个人工作效率。
(2)基于关系型数据库技术，以C/S体系结构应用为特征阶段，这一阶段基本实现了部门级的数据处理和公文处理的自动化。
(3)基于符合Internet/Intranet技术标准的平台应用阶段，这一阶段，不仅在技术上有了很大进步，而且应用范围以从部门内部，部门之间扩展到行业系统内部，乃至跨部委跨系统。
20世纪90年代以后，国外的OA办公系统发展趋势为以下四个方向：
(1)OA设备向着高性能、多功能、复杂化和系统化发展。
(2)OA系统向着数字化、智能化、无纸化和综合化发展。
(3)以计算机为核心的办公工作站将向处理文字、数据、声音、图形的多媒体方向发展。
(4)通信在OA系统的地位进一步加强，可以充分利用现代通信技术，建立全球的网络体系。
二、系统设计分析
(一)办公自动化的概念
办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企事业单位的管理和决策提供科学的依据。一个企事业单位实现办公自动化的程度也是衡量其现代化管理的标准。
虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。
办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息，从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力是非常巨大的。
(二)需求分析
对一个软件项目而言，在目标确定后，完善的需求分析对软件开发的成功是极为重要的。本系统采用面向对象的思想来完成对问题空间和用户功能需求的“理解”、“表达”和“验证”工作，以问题空间的对象为主体和线索来把握和描述用户的功能需求，将属性和方法作为一个整体来处理。需求分析阶段的第一项工作是理解和表达用户的需求，明确未来软件“做什么”，包括详细定义未来软件的功能、性能、外部接口、有关属性、设计限制和数据库需求过程，并确认支持性的硬件、软件环境和辅助软件。第二项工作是使用自顶向下逐层分解的系统分析方法，把整个软件分解成若干个子系统或软件成分，把整个软件的外部需求，分别赋予软件的各个功能成分，详尽的定义每个成分的外部功能，并严格标定它们之间的接口。编写软件“需求分析说明”是第三项工作。目标是提供一个用户和开发者对未来软件的共同理解，即明确定义未来软件的需求，系统的构成及有关接口，需求分析相当于用户和开发者之间的连通桥梁。
三、系统实现方案
采用WEB方式设计办公系统，将可以利用现有最先进的计算机技术，在全球Internet风潮中，获得最广泛的软硬件技术支持。基于WEB的办公自动化管理系统是基于企业网在(Intranet)上的办公自动控制系统，可以透过(Internet)获得各种社会信息，具有高度的信息共享能力提供强大的电子邮件功能，可以和其他电子邮件系统链接，可以按不同单位的实际情况定义不同的公文类型、公文级别；能灵活定制公文流转的过程；能配置不同的角色在不同环节上对公文的处理权限，以确保公文正常流转的安全性。实现文档一体化，档案管理功能方面，符合国家档案局标准。伸缩性好，能支持大、中、小用户。此套系统是在视音频服务器的基础上增加了带库服务器，还有相关的数据库服务器。
(一)系统结构
1.WEB方式的设计关键在于WEB服务器的选择，鉴于Lotus Domino在办公系统中的众多成功案例，推荐使用Lotus Domino作WEB服务器，原因是：Lotus Domino由于支持Internet的所有协议，已经在世界范围内广泛使用。Lotus Domino/Notes在群件领域中的不可动摇的领导地位，使其成为开发办公软件的首选软件。Lotus Domino跨软硬件平台的全方位的支持，开发的办公系统将适用于任何硬件、操作系统、浏览器等。很多企业已经使用Lotus Notes开发并正常运行办公系统，采用Lotus Domino将可以使现有的办公系统不加修改的从客户/服务器方式转移成WEB方式。
2.Lotus Domino的技术方案利用Domino的复制技术，可以保证跨地区、跨软硬件平台的数据资料的一致性。利用Domino的群集技术，可以让每台服务器平均工作。 利用Domino支持多种平台的特点，可以在企业用户少，数据资料少的情况下，可以使用PC服务器，如果企业用户数量和数据资料增加到一定程度后再使用小型机，或增加几个PC服务器。
(二)系统功能
1.应具有WEB服务器应有的功能，如公司介绍，公共信息，留言簿等。
2.企业的每个员工应具有各自独立的电子邮件箱。
3.应具有办公系统的各种应用，如文档管理，人事管理收发文件管理，档案管理等，能够处理和查询各种文件。
4.能够实现各种文件审批处理。
(三)软件平台
服务器端是：Windows NT Server 4.0，Sybase System 11，Tivoli Storage Manager。工作站端是：Windows NT Workstation，Sybase System 11，Visual C++ 6.0，Delphi 4.0，Infopower 4.0。
(四)硬件平台框架
1.主备服务器
它是网络中心数据库。由众多的数据模型组成。为了保证高可靠性，采用了双机热备份方式。主备机运行时互相实时检测。任何一台服务器出现故障时，可完成自动检测，自动切换，再线修复。
2.主备播出机
为了保证高可靠性，每个播出频道均采用主备播出机同步播出控制。主备播出机在未进行播出前，它与服务器网络相连，可以服务器中调出播出表单，也可在播出机上现做播出单，一旦主备播出机开播，播出站自动与网络断开，网络中的任何异常均不会影响播出控制的正常进行。
3.准备站
可有多台准备站。它主要完成以下几项任务：视音频服务器和档案库中的素材是大量的。可达几万或十几万条索引素材库管理维护，如何维护管理，方便使用极为重要。准备站中有专门的素材库管理，提供了素材的编辑、检索、预览等功能，更好的管理资产，最大限度的发挥投资效益。或把带库中的素材根据播出需求上载到视音频服务器中，用于准备播出。
四、EIP集成OA的应用
ElP集成OA要求能够达到系统之间的无缝衔接、数据的无缝传输、快速响应查询，保证接口的稳定性、安全性和开放性，采用标；隹和先进的技术，能够适应内外部环境的变化(包括技术设备的更新、ElP的变更与升级)。同时保证现有OA系统的正常运转，其性能及稳定性不受影响。为此，系统需要实现以下功能：
1.用户能直接查看待办工作、在办工作、邮件的数量和题名等信息，实现ElP与OA的待办事项保持同步；
2.ElP系统中点击具体文件能启动OA系统相应办理文件；
3.ElP用户和OA的用户实现单点登录，即统一账号、统一入口，实现唯一登录点。
为了实现以上目标，系统启用了可扩展标记语言(Extensi―ble Markup Language，简称XML)技术，XML是一套定义语义标记的规则，这些标记将文档分成许多部件并对这些部件加以标识。它也是元标记语言，即定义了用于定义其他与特定领域有关的、语义的、结构化的标记语言的句法语言。OA系统开发待办信息数据接口供ElP系统通过HTTP请求调用，返回XML文件给ElP系统，ElP系统再解析XML文件生成用户待办信息页面展示，通过在ElP中调用0A系统的C＼S方式即Lotus客户端实现0A文档和邮件的办理，达到在EIP中集成0A待办事项，在0A中进行公文处理、电子邮件，同时实现单点登录的目标，即用户登录ElP后，通过单点登录服务提供的身份映像机制，再从门户点击直接进入0A系统而不再需要输入密码。
OA办公系统是信息化社会最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。通过提高办公效率，使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务层次进入管理层，甚至辅助决策层，将办公和管理提高到一个崭新的水平。
参考文献：
[1]胡迎松,宁海霞.一种新型的Web挖掘数据采集模型[J].计算机工程与科学,2007,29(2):36-39.
[2]雍�.基于WEB的办公自动化系统的设计与实现[J].山西广播电视大学学报,2009,05.
[3]陈峰.基于Web日志的用户兴趣聚类研究[D].合肥:合肥工业大学,2008.
[4]胡可云,田凤占,黄厚宽.数据挖据理论与应用[M].北京:清华大学出版社,北京交通大学出版社,2008.
[5]梁云娟.基于Web技术的教学辅助平台的设计与实现[D].西安电子科技大学,2007.