【摘 要】随着信息技术和存储介质技术的不断发展，企业在生产经营活动中产生了大量的电子档案，电子文件的归档，是近年来随着信息技术的飞速发展而推行的一种全新的归档管理模式。对于档案工作者来说，做好文书档案电子文件的归档管理、保存维护工作，是必须认真研究并尽快掌握的新课题。
【关键词】电子文件；归档管理；保存维护
电子文件成为当今信息化建设的基本构成要素，对提高办公效率和工作质量发挥着积极的作用。随着信息化建设水平的不断提高，如何加强电子文件的归档保护，是实现办公自动化过程中亟需解决的一个问题。
一、电子文件的特点
电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”电子文件这种新型信息载体给日常工作带来了极大的便利，同时也改变了我们长久以来的传统办公方式。与纸质文件不同，电子文件主要有以下几个特点：
1.便捷性：电子文件具有纸质文件和其它文件无可比拟的优越性，它改变了传统的收发文件流程。利用计算机进行文件登记，可以达到一次录入，多种形式输出，它改变了传统的办文格局，文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加便捷。方便了文件的查找利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础。
2.依赖性：电子文件对设备具有依赖性，它的起草修改、定稿、收发传递都在计算机上进行，其制作、处理以及归档后的全部活动都必须借助于计算机系统才能实现，这就形成了对系统的依赖性。
3.共享性：电子文件改变了文件处理和运转方式，电子文件中的信息不是静态、固定不变的，可以随时进行存储或删除，其内容可以从一种载体上分离出来转移到另一种载体上。其利用也不受时空限制，能够同时满足多用户的需要，实现信息共享。
4.易更改性：电子文件与传统文件相比具有易更改性，它一般是通过网络来进行转移的，在转移或传递过程中便于操作和修改，为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件，但它在提高工作效率的同时，也带来了一定的不安全隐患，同时也难以保证文件的原始性、真实性、凭据性。其易更改性主要表现在两个方面：一是人为修改；二是电子文件容易遭受病毒侵袭。目前档案界普遍存在纸质档案和电子档案并存的双重管理模式。
二、电子文件的归档管理
1.严把归档检测关。首先，明确电子文件的归档条件和归档范围是保证电子档案质量的关键，档案管理工作者在对电子文件进行归档时，需将经过整理的电子文件确定属性后，即完成文书处理程序后再归档保存；其次，要有完整、齐全的电子文件原数据相辅。对于收发文来说，必须是全文信息，从文件设计、修改和形成阶段做起，使电子文件格式与环节相匹配。确保电子文件的归档质量，认真检查电子文件内容是否完整、真实、有效，是否感染电子病毒。从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁盘或光盘等载体以便长期保存。严格按照不同的保管期限，分别归档，分盒排列，分柜保管。
2.建立统一的网络体系。电子文件的归档管理还在摸索之中，在某些单位或部门，办公自动化系统与档案管理系统不兼容，没有形成网络体系，不同软件形成的数据难以转换，给电子文件归档造成困难。其主要原因：办公自动化系统和档案管理系统没有统一管理、统筹考虑，多层管理，各自为政，使建成的办公系统不能完全符合档案传输要求。二是电子文件是靠网络生存，一旦网络被破坏，电子文件就会丢失。
3.明确电子文档管理标准。计算机技术的应用已经深入到社会的各个领域和角落，随着电子文件的不断产生使工作效率及社会效益有了明显的提高，同样也涉及到了许多问题。如：安全、保密、归档、管理、利用等问题。这就需要抓紧制定电子文件的管理标准，如电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全、密级以及专利维护等标准，逐步完善电子文件的全过程管理制度，做到标准化、规范化、制度化。
三、电子档案的保存、维护
对于电子档案来说，需依据其特性进行保存和维护，因此，要对电子档案的物理特性、逻辑特性有详细的了解和掌握。
1.保证电子档案载体物理上的安全。电子档案一般情况下是以脱机方式存储在磁、光介质上的，因此要建立一个适合磁、光介质保存的环境，诸如环境温度、相对湿度、存放载体的柜、架、库房等都要达到有关标准的要求。
2.保证电子档案内容逻辑上的准确。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中必须依赖于电子计算机软硬件平台对电子档案的内容加以转换，还原成人们能够直观理解和习惯阅读的格式进行显示，这是一个复杂的过程。因为，电子档案是在不同的计算机系统上形成的，在内容和格式上也不尽一致，这种技术和格式上的差异，必然导致在转换和还原时采用的技术与方法不同。而电子档案在形成时所依赖的技术到了保管利用阶段往往已经过时了。因此，除对电子档案本身进行很好的保存外，还要对其依赖的技术和数据结构的相关定义参数加以保存。然而被动的保存这些电子档案所依赖的数据，会给档案部门带来很多负担和不便之处，还会随着时间的推移使这个“包袱”越来越重。所以，必须采用积极的办法，使保存的电子档案适应新的技术，以达到永久保存和准确转换与还原的目的。一般可采用下列三种方法：一是归档时把属于一般性的电子文件转换成各种平台上都能适应的文本格式，以不变应万变，消除由于技术演变带来的影响；二是可以将电子文件建立在现有通用的数据平台上，这样能方便快捷的有效利用；三是采用和自行开发对应的转换软件，这样当所应用的技术和保存的电子档案在技术条件上的一致性发生变化时，就对所保存的电子档案进行相应转换，使其始终保持同新技术的兼容性。当然，这种转换软件也需要随着技术的发展而不断升级和更新。
3.保证电子档案的原始性。电子档案必须以原始形成的格式进行还原显示，保证电子档案的原始性一般采用以下三种方法：一是保存电子档案的同时，将与电子档案相关的实用软件和应用系统一并保存，当需要对电子档案恢复时，使用这些软件、系统还原显示电子档案；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出件或制成微缩品。
4.对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响，因此，对所保存的电子档案必须进行定期有效的检测与维护，以确保电子档案信息的完整性、可靠性。检测与维护电子档案时，必须进行严格的控制与管理，因为任何一次误操作，都可能给电子档案遭到人为的损害，甚至造成难以弥补的损失。因此，除了需要从各方面提高操作人员的素质和严格工作制度及各项操作规程外，还必须建立相应的维护管理信息文档，并由工作人员认真填写。建立这个文档的目的是对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免人为的误操作和不必要的重复劳动。
对于电子档案的有效保存与维护，采用的技术方法也很多，其作用也各不相同。因而，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，来制定技术方案和工作模式，并采取行之有效的措施，以确保电子档案的安全可靠、能够永久地处于可准确提供利用的状态。
作者简介：刘景仙（1962－），女，河北深州人，馆员，多年来一直从事文书档案管理工作，现供职于中国石油集团东方地球物理勘探有限责任公司办公室。