摘要：人事档案由于其特殊的性质和现状在社会转型期的现阶段面临电子信息化的困境。文章分析人事档案具体电子信息化的障碍，并提出人事档案电子信息化的的实施方法。 关键词：人事档案 电子化
人事档案就像是一个人的缩影，记录了一个人一生的经历。人事档案作为个人依附物，记录了个人参加各它是人们进行工作调动、晋升职务、出国政审、办理养老保险、退休等的主要依据。传统的人事档案管理所体现的是一种在组织人事主管部门的统一领导下，按照分级管理、统一制度、统一方法的管理原则，采取内外有别、档随人走、不对相对人公开，严格界定单位建档资格、管理资格及组织使用等管理方式实现的封闭式管理机制。这种管理机制通过目前社会转型期人事档案管理实践的验证，已经暴露出种种问题，严重损害了人事档案的社会声誉，并对人事档案的生存和发展产生了严重影响。为此，人事档案面临着革新的问题。转型期的社会经济高速发展，信息化进程不断加快。人事档案却似乎对这一切的变化要显得慢热的多。电子信息化的趋势并不是十分明显。人事档案因为有其特殊的性质。它到底适不适合电子信息化，电子信息化的主要矛盾是什么，以及究竟怎样解决？
一、人事档案电子信息化的困境
1、人事档案的所有权与保密性问题
人事档案的所有权是个人？所属单位？还是国家？当然归国家所有看似更合理。在社会主义社会，国家、集体、个人本质上是一致的， 终极意义上来说，人事档案的最终所有权当归属国家所有，属于国家的档案财富。但这对于我们真正分析人事档案所有权来处理实际问题还是不够精确。因此除此之外大家认同狭义上来说人事档案所有权属个人与其所在单位共同拥有。单位一直进行着管理、监督和不断充实人事档案内容的工作。一旦职工离开该单位，单位则自动丧失对此员工人事档案的所有权，其所有权，由新单位与人事档案针对者共同拥有。根据《民法通则》，所有权是财产所有人依法对自己的财产享有的占有、使用、收益和处分的权利。人事档案是具备公民财产所有权的特点的。人事档案所有权的存在并不以是否对档案予以实际占有为条件，所以可以实现集中在用人单位统一管理。个人对本人的人事档案拥有所有权这一提法，在我国尚属首次。既然承认了人事档案与其本人关系密切，那其电子信息化是否会涉及到泄露个人信息的问题。1991年中组部和国家档案局颁发的《干部档案工作条例》明确规定：“干部档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由所在单位指定有关部门保管”且“ 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。[1]条例非常注重人事档案的保密性，甚至不允许本人为之一窥。长期以来大家都认同人事档案记录了每个人的历史，涉及当事人的功绩，处分，收入，婚姻状况等等是不适宜开放的。俨然，保密是主旋律。
2、标准化、规范化工作不完善。
人事档案电子信息化的前提是前面基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，人事档案的案卷整理工作基本上呈现各自为政的特点。虽然在人事档案考核升级的检查刺激下人事档案工作部门会像同意要求靠近。但具体到各个细节，各部门还是缺乏统一的标准。例如人事档案的著录工作，人事档案的鉴定工作，人事档案电子信息化的工作也尚无统一标准。仅立足与一个档案室或档案馆做到统一的标准和规范化是无济于事的。
3、人事档案的管理制度更不上电子信息化的要求
人事档案电子信息化要求管理制度和信息化管理同步，实现人机的和谐。有许多部门甚至认为信息化就是多增加几台计算机，多扫描几分文件。将纸质档案的目录变成电子化形式，内容扫描存储到计算机上就是电子信息化。现阶段，人事档案的管理制度多是针对纸质档案，对于新的电子人事档案并没有从整体上进行规划布局制定相应的规章制度。以至于人事档案电子信息化的步骤混乱，先后开展顺序不清楚，人员学习培训的范围和时间安排都没做到位。人事档案电子信息化的目标远而具体行动开展不起来。
4、人事档案管理人员的素质有待提高。
从业人员的专业知识和整体理论知识不强是干部人事档案队伍切实存在的问题。由于编制人员过少，又造成兼职人员过多。整个工作的核心在于实体档案的整理，熟悉计算机技术、通信技术、网络技术又了解人事档案业务的复合型人才严重缺乏。新技术，新思维很难渗入到当前干部人事档案从业人员之中。实现人事档案电子信息化的关键还是在人。没有人的整体素和能力质的提高，人事档案电子信息化也无从入手。
二、人事档案电子信息化困境的突破
综上所述，人事档案电子化有着各方面的障碍，那人事档案究竟舍不适合电子信息化呢？笔者认为一个事物的发展必定要融入到周围的新事物之中，墨守成规，固步自封固然安全但同时也错失的发展的良机。从长远的历史长河中看显然不是明智之举。要冲出电子信息化的困境主要从以下几个方面做起。
1、保密和开放两手抓
①从法律、技术、人员上保证人事档案的安全性
人事档案电子信息化，首先吸引的目光是如何保障人事档案的保密性安全性问题。针对此问题笔者认为应从以下几个方面努力。第一，充分发挥法律的制约作用，保障电子人事档案的保密性和安全性。《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》是人事档案电子信息化的依据使。人事档案在网络环境下实现资源共享要充分考虑人事档案可以利用的范围及其查阅权限。法律还应加强电子档案违法范围和打击力度。严惩恶意篡改电子人事档案信息和泄露档案本人利益有关的保密信息。第二，从技术上确保电子人事档案的真实性。电子档案相对与纸质的档案确实增加了风险。因此更要从技术方面加强保护。通过加密，安装病毒软件等措施来无关人员调阅，篡改和删除电子人事档案。另外还要通过加密备份，镜像来防止不可预测的事故。[2]第三，从人员上保证电子人事档案的安全。加强人事档案从业人员的职业道德素质和专业技能等各方面的教育。只有选择高素质专业化的工作人员才能从人事档案电子信息化的源头上保证电子人事档案的真实可靠和安全。
②加强开放力度
人事档案从本质上来说是一种信息，其存在的目的是为社会服务。在社会主义市场经济下，人事档案要充分发挥其对市场经济的服务作用，一味强调人事档案的政治性，只藏不用的观念是忽视了人事档案存在的真正意义。信息化是扩大人事档案利用的有力途径。在建立了人事档案信息库之后要加强人事档案信息网站建设。根据人事档案的保密规定实现不同程度的信息共享。通过信息共享，可以向右需要的用人单位或其他机构提供第一手资料，极大的提高了信息的实效性。 2、做好人事档案电子信息化的准备工作
①政府和相关部门要完善人事档案管理制度。人事档案的电子信息化建设，需要健全的规章制度。政府和人事档案部门要根据人事档案电子化的要求和现实情况，从档案的收集整理、鉴定、利用、保密等各环节制定出长短期合理的发展规划和健全完善的人事档案电子信息化的各项规章制度。[3]切实做到人事档案电子信息化工作有章可循，有条不紊。
②人事档案聚集了年度考核，学历学位，进修培训，入党入团，干部任免，工资变动等各类型的材料。众多类型的人事材料各单位部门在缺乏沟通联系的情况下，整理出炉的人事档案肯定也五花八门。人事档案电子信息化要求做好标准化、规范化。不符合标准和规范将寸步难行。制定与使用标准应适应档案整理，电子信息化的需要，要进行调查研究，考虑国际标准和我国实际情况，建立具备中国特色的干部人事档案电子信息化的标准规范化体系。日常的档案管理工作中形成的大量干部信息绝大部分手工纸质化管理这就造成了各部门的独立式管理。
3、加强人才队伍建设，提高人员素质
人事档案电子信息化，人才是事业发展的核心。要建立一批既懂得干部人事档案管理，又熟练掌握最新信息技术的专业人才。[4]纸质档案的整理历史悠久，经过长时间的实践已经具备比较稳定可靠的队伍。电子文件需要新知识和新的技术手段。现有的纸质档案工作者已不适应电子信息化的需求。这就需要进行大规模的培训、进修和引进人才。一方面要广泛发展计算机网络课程，普及信息技术、计算机技术。另一方面要鼓励档案工作人员多学习理论知识，并积极深入到信息化工作的第一线。理论结合实际，在工作中发现问题解决问题不断提升自己的能力水平。在解决知识技术方面的同时，还要培养档案工作者形成开放利用人事档案的观点。现阶段，干部人事档案的电子信息化还主要依赖于领导的重视和人事档案人员的态度。
参考文献：
[1]翟福贞.人事档案信息化管理中的知情权与保密问题探讨[J].兰台世界，2010（12下）.
[2] 蔡慧孟. 高校人事档案信息电子化初探[J].长沙民政职业技术学院学报，2008（3）.
[3]王璇. 浅谈事业单位干部人事档案信息化管理[J].山东档案.2011.
[4] 邓绍兴. 干部人事档案信息化建设应统筹规划与实施[J].山西档案，2008（1）.